Case Study RPA: Reduktion der Bearbeitungszeit für monatlichen Kreditkartenabrechnungsprozess um 70%

Julian Blumenstein 6. August 2020

Hintergrund

Jedes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern auf Geschäftsreisen oder vielen Außendienstmitarbeitern kennt das Problem: Zum Ende jeden Monats kommt pünktlich die Abrechnung des jeweiligen Kreditkartenanbieters. Die entsprechenden Belege (Tankrechnungen, Bahntickets etc.) trudeln aber erst nach und nach ein. Der anschließende Abgleich der Abrechnung mit den Belegen und die Buchung im eingesetzten ERP-System bindet enorme zeitliche Ressourcen und somit auch personelle Kosten im Backoffice und ist zudem häufig stark papierbasiert. Im Rahmen dieses Artikels zeigen wir Ihnen unsere Herangehensweise an diese Problemstellung und stellen unseren Lösungsansatz mittels Robotic Process Automation vor.  

Die Ausgangssituation

Vor der Implementierung unseres Bots erfolgte der Großteil der Kreditkartenabrechnung handschriftlich. Die Rechnung des Kreditkartenanbieters (im Falle von CTI Consulting: Airplus) kam als Ausdruck auf dem Postweg. Auf diesem Ausdruck wurden dann von einer Mitarbeiterin unseres Backoffice alle für die Buchung relevanten Informationen vermerkt (Abb.1): 

  • Zuordnung des Kontos
  • Zuordnung des Projektkürzels
  • Aufteilung der Rechnungssummen nach verschiedenen Steuersätzen (z.B. Hotel-Frühstück und Hotel-Übernachtung)
  • Haken, ob ein entsprechender Beleg vorhanden ist
Abbildung 1: Kreditkartenabrechnung

Die so erstellten Informationen müssen dann im Buchhaltungssystem DATEV gebucht werden (Abb.2). Das können in reiseintensiven Monaten hunderte bis tausende Einzelbuchungen mit jeweils neun zu füllenden Pflichtfeldern sein.

Abbildung 2: Buchung von Reisekosten in DATEV

Dieser sehr stark manuelle Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig. Deshalb war die Bearbeitung der Kreditkartenabrechnung in der Regel einer erfahrenen Buchhalterin vorbehalten. Im Falle von Urlaub oder Krankheit war der Prozess nur schwierig delegierbar. Darüber hinaus ist der Prozess monoton, aber gleichzeitig aufgrund der erforderlichen Sorgfalt stark ermüdend.

Lösungsansatz: Teilautomation der Kreditkartenabrechnung mit RPA (UiPath)

Um die Buchhaltung von den angesprochenen monotonen, stark ermüdenden Arbeitsschritten im Rahmen der Kreditkartenabrechnung zu entlasten, wurden verschiedene Szenarien zur Teilautomation des Prozesses evaluiert. Dabei zeigte sich sehr schnell, dass eine vollständige Automation des Prozesses schwierig bis unmöglich ist, da das Wissen der Buchhaltung über laufende Kundenprojekte oder die individuellen Reisevorlieben der Mitarbeiter bei der Bearbeitung enorm hilfreich ist. Darüber hinaus sind die Formate von Belegen, z.B. Hotelrechnungen, derart unterschiedlich, dass ein Einlesen mit herkömmlichen OCR-Technologien (Bspw. die Aufteilung des Rechnungsbetrags nach verschiedenen Mehrwertsteuersätzen) nicht zielführend war.

Vielmehr galt es, der Buchhaltung mittels Bots Hilfsmittel an die Hand zu geben, die sie bei der Arbeit unterstützen:

Zum einen wurde von der papierbasierten auf eine Excelbasierte Bearbeitung umgestellt. Dafür lädt der Bot selbstständig zu einem festen Stichtag die aktuelle Kreditkartenabrechnung für alle Firmenkreditkarten im Paket im csv-Format vom Portal des Kreditkartenanbieters herunter und transformiert sie in ein Bearbeitungs-Excel. Alle in der Abrechnung vorhandenen Informationen werden übernommen und in die entsprechenden Zellen eingetragen. Teilweise werden die Werte bereits an die für die Verarbeitung oder Buchung in DATEV benötigten Formate angepasst, beispielsweise wird die Kreditkartennummer auf die letzten vier Ziffern gekürzt. Darüber hinaus werden Felder generiert, die für die Buchung notwendig sind wie z.B. der Buchungstext (Monat + Kreditkartenanbieter + Kürzel des Mitarbeiters + Art des Beleges).
Abbildung 3: Kreditkartenrechnung - Bearbeitung

Um die Bearbeitung weiter zu beschleunigen, wurden für häufig auftretende Fälle Geschäftsregeln definiert, nach denen das Bearbeitungs-Excel vom Bot vorbefüllt wird. Dadurch kann der Bearbeitungsaufwand nochmals deutlich reduziert werden. Beispielsweise kann das Konto für Tankquittungen automatisiert vorbefüllt werden, z.B. 948808 falls in der Spalte „Leistungserbringer“ ARAL erscheint.

Abbildung 4: Geschfätsregeln Textdatei

Diese Regeln wurden in Textdateien angelegt, sodass sie von der Buchhaltung selbst angepasst und erweitert werden können, ohne den Bot selbst anpassen zu müssen oder Entwicklungskapazitäten zu binden. Demnach steigt der Grad der automatisierten Befüllung mit zunehmendem Wissen über die Reisegewohnheiten und typischen Leistungserbringer. Dem Buchhalter kommt also eher die Rolle des Datenanalysten zu, anstatt stumpf Daten zu buchen.

 

Sobald der Buchhalter eine Zeile im Bearbeitungs-Excel abschließend bearbeitet hat und den entsprechenden Beleg zugeordnet hat, setzt er das Freigabe-Flag. Auf Basis aller freigegebener Einträge erstellt der Bot einen Batch-Import im Zielformat von DATEV und führt diesen aus. Grundsätzlich ist die Lösung unabhängig vom ERP-System, lediglich das Importformat muss angepasst werden. Denkbar wäre auch ein Import über API‘s. Sofern die Buchung erfolgreich war, schreibt der Bot einen Eintrag mit dem genauen Buchungszeitpunkt zurück ins Bearbeitungs-Excel. Das heißt die Buchhaltung kann die Kreditkartenabrechnung schrittweise bearbeiten. Das ist besonders daher enorm hilfreich, da die Praxis immer wieder zeigt, dass Mitarbeiter verspätet Belege einreichen. Darüber hinaus ist das Bearbeitungs-Excel ein gutes Reportinginstrument zum Status der monatlichen Abrechnung, zur Nachvollziehbarkeit der Buchungen und zur Belegdisziplin der Mitarbeiter.

Fazit

Durch die Teilautomatisierung der Kreditkartenabrechnung mit RPA und durch die regelbasierte Vorbefüllung buchungsrelevanter Daten konnte der Arbeitsaufwand der Buchhaltung besonders im Bezug auf monotone Übertragung von Werten drastisch reduziert werden. Die geschaffene Lösung wurde von den Mitarbeitern in der Buchhaltung proaktiv vorangetrieben und viele weitere Ideen wurden während des Entwicklungsprozesses eingebracht. Zusammengefasst konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:

  • Die Bearbeitungszeit der gesamten monatlichen Kreditkartenabrechnung wurde um ca. 70% reduziert.
  • Amortisation des Invest in unter 5 Monaten bei angenommenen 200 Buchungen pro Monat (in der Realität deutlich mehr).
  • Die Buchhaltung wurde spürbar entlastet und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern wurde verringert.
  • Die Nachvollziehbarkeit von Buchungen wurde durch Ablösung des papierbasierten Ansatzes deutlich gesteigert.
  • Die erstellte Lösung lässt sich mit überschaubarem Aufwand um andere/weitere Kreditkartenanbieter erweitern (z.B. American Express, Master Card etc.).
  • Die erstellte Lösung lässt sich mit überschaubarem Aufwand an neue Zielsysteme anpassen, z.B. SAP ERP etc.
  • Und am wichtigsten: Die Fantasie für weitere RPA-Lösungen wurde geweckt, ganz im Sinne des Sprichworts: „Der Appetit kommt beim Essen!“
 
Unser Serviceangebot
CTI Consulting unterstützt seine Kunden bei der Ausschöpfung Ihres vollen Automatisierungspotentials entlang ihrer Wertschöpfungsketten. Unsere Unterstützung reicht von der Prozessauswahl (Workshops) und Bewertung des RPA Nutzens (CTI RPA Fit Framework) bis hin zur Analyse der beteiligten Systeme sowie einer agilen Implementierung der RPA Softwareroboter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung in den Bereichen Enterprise Architecture Management und Geschäftsprozessmanagement, führen wir Ihr RPA Projekt zum Erfolg. Darüber hinaus unterstützen wir Kunden bei der RPA-Toolauswahl und beim Aufbau eines RPA Competence Center im Unternehmen. 
Bei Interesse kontaktieren Sie uns unter sales@cti-consulting.de.
Julian Blumenstein

Julian Blumenstein