RPA – Ein planloser Hype?

Robin Höhl 24. September 2020

Die Nutzung von RPA ist der logische nächste Schritt auf den weltweiten Märkten. Sie wird bereits in vielen Branchen eingesetzt. Unternehmen gehen von Offshore auf Onshore über, optimieren Kosten und entlasten ihre Ressourcen.“
– UIPath

Robotic Process Automation ermöglicht Unternehmen, ihre Prozesse mit einem schnell kalkulierbaren ROI zu automatisieren.“
– Unternehmensberatung

Können Sie daraus erkennen, welche Zielgruppe hier angesprochen wird?

Nach ITIL wird ein Business Service Request durch einen User an die IT erhoben, um Informationen, eine Änderung oder Zugang zu einem System zu erhalten. Die Richtung dieses Prozesses ist eindeutig: Das Business identifiziert eine Funktion, die derzeit nicht durch ein IT-System abgedeckt ist und reagiert mit einer Anfrage. Im Fall von RPA wird dieser Prozess jedoch ausgehebelt. Gängige Marketingkampagnen suggerieren, dass der Einbezug der IT aufgrund der Simplizität von RPA nicht notwendig ist. Häufig findet die Beauftragung von Dienstleistern für RPA-Projekte direkt durch das Business statt.

Dadurch entsteht ein großes Problem für die Planung und Steuerung der IT-Landschaft:

Diese minimalinvasiven Eingriffe in die Systeme – auch wenn es nur die GUI ist – können einen großen Einfluss auf die weitere Landschaftsplanung haben! So werden Investitionsentscheidungen für Upgrades von Softwaresystemen beispielsweise von den Anpassungskosten der Bots beeinflusst. Auch die Definition der Lebenszyklen von Applikationen können betroffen sein. Ein weiteres, sehr wichtiges Beispiel ist die Compliance.

Dies bringt mich zu einem kleinen Exkurs:

Eine renommierte Beratung hat kürzlich einem Kunden geraten, einen Finance-Prozess durch RPA zu automatisieren. Der Rahmen, in dem diese Entscheidung (beinahe) getroffen wurde, bestand lediglich aus Angehörigen des Business. Sie hatten weder einen Einblick in die Landschaftsplanung noch eine Vorstellung über die Auswirkungen auf die Compliance.

Durch eine Nachfrage bei dem zuständigen Unternehmensarchitekten wurde dieser dann hellhörig:

„Die betroffenen Daten unterliegen strengen Compliance-Richtlinien!“

„Der Eingriff durch ein RPA-System bedeutet indirekte Nutzung und ist separat zu lizensieren!“

„Dabei wird vielleicht sogar das Berechtigungskonzept unterlaufen!“

Die Einwände zeigen es deutlich: Ohne den Einbezug der IT können die vermeintlichen Vorteile von RPA schnell ins Negative schwanken.

Daher mein Rat:

Softwaresysteme – selbst, wenn sie noch so ad hoc implementierbar sind, sollten auch als solche behandelt werden. Auch für RPA sollte der Standard-Prozess im Unternehmen eingehalten werden, um ein korrektes Vorgehen sicherzustellen.