Die Risiken einer RPA-Implementierung

Dietmar Gerlach 29. September 2020

Unternehmen unterliegen durch die Globalisierung heutzutage einem viel höheren Wettbewerbsdruck als noch vor 10-15 Jahren. Ursachen dafür liegen z. B. in den disruptiven Geschäftsmodellen amerikanischer Hightech-Konzerne oder der ausufernden Markenpiraterie begründet durch asiatische Marktteilnehmer. In vielen Fällen geht es darum, innovativer zu werden, vielfach aber sind europäische Produkte zwar generell gut, aber im Vergleich zum Wettbewerber in Fernost zu teuer. Hinzu kommt das Gefühl, dass die Abhängigkeiten der Lieferketten von asiatischen Zulieferern in den letzten Jahren zu groß geworden sind. Andererseits ist es in Europa oft schwer geeignete Fachkräfte zu bekommen. Diese Gemengelage führt zu dem Entschluss über Wertschöpfungsketten neu nachzudenken und Prozesse da, wo möglich, zu optimieren.

Hat ein Unternehmen einen spezifischen Verbesserungsbedarf identifiziert, ist die Do-Nothing-Alternative immer die schlechteste aller Möglichkeiten und hier lauert gleichzeitig das größte Risiko, da sich ganz von allein keine Verbesserung der Lage einstellen wird.

Dass der Einsatz von RPA-Technologie eine Möglichkeit ist, z. B. das Unternehmen von einfachen, stark monotonen Tätigkeiten zu entlasten und damit Verfügbarkeitspotenziale für die eigenen Mitarbeiter zu heben ist inzwischen hinlänglich bekannt. Dennoch wird davon abgeraten, zu schnell auf den Automatisierungszug der Hersteller aufzuspringen. Zu hoch ist das Risiko, ein solches RPA-Einführungsprojekt zu stark aus der Technologiebrille anzugehen. Wurde z. B. nicht der richtige Prozess für die Automatisierung ausgewählt, dann läuft man Gefahr, dass sich geplante Kosteneinsparungen nicht realisieren lassen. In diesem Fall wird sich im Unternehmen schnell Ernüchterung einstellen, weil man ggf. die noch unausgereifte Technologie für das Scheitern verantwortlich macht.

Gefährlich kann dieser Ansatz sein, wenn man nicht genügend auf eventuelle Ängste der Belegschaft eingeht. Werden die Ziele der Initiative nicht genügend in das Unternehmen hinein kommuniziert, dann wird das Projekt schnell mit Rationalisierung gleichgesetzt, die Arbeitsplatzabbau bedeutet. Die Begleitung eines RPA-Projektes durch eine entsprechende Kommunikations- und Change-Management-Initiative ist hier entscheidend. Abzuraten ist auch, wenn zu früh Lieferanten und Kunden in die Prozessveränderungen mit einbezogen werden und Prozessfehler für diese sichtbar werden, weil z. B. die Liefertreue beeinträchtigt ist.

Um derlei Risiken zu vermeiden, bietet die CTI Consulting ihren Kunden einen maßgeschneiderten Ansatz an, die richtigen Prozesse mit dem größten Potenzial für die Automatisierung zu identifizieren.

Das Framework bietet zudem eine Reihe von Ansätzen zur Minderung der genannten Risiken, wie z.B. Arbeitspakete für eine zielgerichtete Kommunikation oder auch das Change-Management. Unsere Erfahrung ist, dass sich Risiken durch die Wahl der richtigen Maßnahmen weitgehend minimieren lassen. Auf dieser Basis kann es gelingen, die RPA-Initiative zum gewünschten Erfolg zu führen.