Zeitmanagement

Tools und Methoden für den Berufsalltag

Zeit, selten haben wir sie und häufig brauchen wir mehr von ihr, gerade im Berufsalltag.

Wer kennt es nicht? Ein Meeting reiht sich an das Nächste, im Postfach stauen sich auch schon wieder etliche neue, ungelesene E-Mails und die Präsentation für das Meeting nächsten Freitag muss auch noch vorbereitet werden. Diese Liste ließe sich wahrscheinlich noch endlos weiterführen und bedeutet am Ende nur eins: Stress!

Die negativen Auswirkungen von Stress auf uns selbst aber auch auf unsere Arbeitsleistung sind längst bekannt und wissenschaftlich belegt. Was also tun?

Das Zauberwort (so banal es klingen mag) kann hier „Zeitmanagement“ heißen. Gemeint ist die Fähigkeit anstehende Termine und Aufgaben optimal zu planen, zu koordinieren und umzusetzen. Damit ist das Zeitmanagement zwar kein Allheilmittel gegen Stress im Berufsalltag, kann aber bei richtiger Anwendung erhebliche Abhilfe schaffen.

Das individuelle Zeitmanagement wird im Wesentlichen von 2 Faktoren beeinflusst: Den beruflichen Aufgabenanforderungen und persönlichen Neigungen.

Zu Ersterem kann beispielsweise der Aufmerksamkeitsshift zugeordnet werden. Dieser besagt, dass jede Unterbrechung der aktuellen Tätigkeit eine 100-prozentige Abkühlung der Leistung zur Folge hat. Wollen wir beispielsweise eine Präsentation erstellen, werden dabei aber immer wieder durch E-Mails und Anrufe unterbrochen, so benötigen wir sehr wahrscheinlich wesentlich länger, als wenn wir die Möglichkeit haben, ungestört daran zu arbeiten.

Zu Letzterem kann beispielsweise die persönliche Leistungskurve zugeordnet werden. Diese besagt, dass die Leistungsfähigkeit jedes einzelnen über den Tag hinweg schwankt. Einige sind zum Beispiel bereits am frühen Morgen überdurchschnittlich leistungsfähig und produktiv, dafür fällt es ihnen dann aber am Nachmittag schwer Leistung zu erbringen. Wohingegen manch anderer erst am späten Nachmittag sein Leistungshoch erreicht.

Um nun das individuelle Zeitmanagement zu verbessern kann man sich einer Vielzahl an Tools und Methoden bedienen. In der folgenden Grafik werden einige dieser Tools und Methoden aufgezeigt, wobei die Sammlung keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Ohne im Detail auf alle Konzepte einzugehen, werden nachfolgend drei ausgewählte Methoden, die mir in meinem Berateralltag persönlich sehr weitergeholfen haben, kurz vorgestellt.

Das Parkinsonsche Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass wir immer genau die Zeit für eine Aufgabe benötigen, die wir zur Verfügung haben.

Also lieber einen ambitionierter Projektplan als ein Projektplan mit zu viel Pufferzeiten machen.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich bereits mit 20 % des Aufwands 80 % des Ergebnisses erzielen lassen. Um jedoch die restlichen 20 % des Ergebnisses zu erzielen, bedarf es 80 % des Aufwands.

Die Kunst besteht nun darin die besagten 20 % des Ergebnisses zu identifizieren, die den Großteil des Aufwands verursachen. Darüber hinaus ist das Pareto-Prinzip ein gutes Mittel gegen Perfektionismus, den in den meisten Fällen genügen bereits die 80 % des Ergebnisses, um alle Beteiligten zufrieden zu stellen.

2-Minuten-Regel

Die 2-Minuten-Regel besagt, dass wir Aufgaben, die nicht länger als 2-Minuten dauern, am besten sofort erledigen sollten.

Damit schützen wir uns davor, dass kleine Themen (z.B. Mail kurz beantworten) zu viel Platz in unserem Kopf beanspruchen.

Welche Tools und Methoden am besten zu einem selbst passen, kann man pauschal nicht sagen. Hier gilt: Einfach ausprobieren! Detaillierte Erläuterungen aller hier erwähnten Methoden finden Sie relativ schnell im Internet.