Weltweit haben mehr als 80 Länder die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben, und weitere 50 haben angekündigt, dass sie neue oder zusätzliche Vorschriften erlassen wollen. Man geht davon aus, dass bis 2030 die meisten der weltweit 200 Mehrwertsteuersysteme obligatorische kontinuierliche Transaktionskontrollen im Zusammenhang mit der Rechnung einführen werden.

Europa / EU
Die Digitalisierung in der EU soll vorangetrieben werden. Dies gilt auch für die Umsatzsteuer, um u.a. Betrugsmöglichkeiten zu reduzieren. Die EU-Kommission hat dafür die ViDA-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) mit verschiedenen Maßnahmen gestartet. Dazu gehört, dass in den Mitgliedsstaaten eine Pflicht zur elektronischen Rechnung sowie ein zentrales Meldesystem eingeführt wird. Einige Länder, wie Italien (FatturaPA) und Türkei  (e-Fatura, e-Arşiv), haben bereits ausgereifte Mandate für die elektronische Rechnungsstellung. Andere Länder, wie Frankreich (Facture-X), Spanien (Facturae), Belgien (PEPOL BIS Billing) und Polen (Faktura KSeF) sind gerade dabei, solche Mandate einzuführen.

Deutschland
Unternehmen haben bisher die Wahl, in welchem Format (z.B. Papier, PDF, XML, EDI) sie ihre Rechnung stellen. Ausnahme: Im öffentlichen Bereich (B2G) gilt seit einigen Jahren die Pflicht zur XRechnung. Dies ist ein spezielles XML-Format, welches zentral von der KoSIT spezifiziert wird.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gemäß Wachstumschancengesetz (Details siehe § 14 Umsatzsteuergesetz) im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen. Wird eine elektronische Rechnung versendet, dann ist der Empfänger grundsätzlich verpflichtet, diese zu verarbeiten. Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). D.h. die klassische Papierrechnung und die beliebte einfache PDF-Rechnung via E-Mail sind dann grundsätzlich nicht mehr zulässig. 

Die Finanzverwaltung hat bereits klargestellt (BMF-Schreiben vom 2.10.2023), dass die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei) den neuen Anforderungen entsprechen. Für den Übertragungsweg einer E-Rechnung (z.B. E-Mail, De-Mail, Business Netzwerk oder Portal) gibt es keine Vorschriften. Weitere Details inklusive Übergangsfristen und Ausnahmen finden Sie hier.