Vendor Invoice Management

SAP Rechnungseingangsverarbeitung optimieren

Manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung binden in den meisten Unternehmen zu viele Ressourcen von Mitarbeitern und Lieferanten. Dies betrifft u.a. zeitintensive Recherchen, die aufwendige Kommunikation mit Lieferanten, Rückfragen aller Beteiligten sowie die manuelle Weiterleitung und Verfolgung nicht bezahlter Rechnungen. Zudem müssen Unternehmen bei der Bearbeitung von Rechnungen interne Vorschriften und Compliance-Anforderungen einhalten

Vorteile

  •   Rechnungen schneller bearbeiten, effizientere Prozesse
  •   Schneller ROI, Zeit und Geld sparen
  •   Durchlaufzeiten verkürzen
  •   Produktivität steigern
  •   Kosten senken
  •   Skalierbare Plattform, nahtlose Integration

OpenTextTM Vendor Invoice Management for SAP® Solutions (VIM) sorgt für mehr Effizienz und Transparenz in der Rechnungsbearbeitung. 

Mit VIM optimieren Sie den gesamten Prozess: von der Erfassung, Steuerung und dem Abgleich von Bestellungen (POs) mit der Rechnung bis hin zur Analyse und Verbesserung des Prozesses. Rechnungen, welche nicht mit Bestellungen abgeglichen werden können, werden automatisch zur Prüfung und Genehmigung gesendet. Über eine einfach zu bedienende Weboberfläche beheben Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung, des Einkaufs und der Fachabteilungen Unstimmigkeiten. Sie sehen den Rechnungsstatus ein, übermitteln Rechnungen, überprüfen Bestellungen und führen weitere Aktionen durch.

OpenTextTM Invoice Capture Center for SAP® Solutions (ICC) ist eine Option zu VIM. Sie ermöglicht die nahezu automatische Erfassung von Rechnungen im Papierformat. ICC verwendet dabei Optical Character Recognition (OCR), um Rechnungsdaten zu extrahieren. Mit ICC können Unternehmen somit papierbasierte Rechnungen digitalisieren und diese elektronisch zu niedrigeren Kosten verwalten.

SAP® vermarktet VIM unter dem Namen SAP® Invoice Management by OpenTextTM , ICC unter dem Namen Optical Character Recognition (OCR) Option for SAP® Invoice Management.

Funktionen

Erfahren Sie mehr über OpenTextTM Vendor Invoice Management (VIM):

Prüfungs- und Genehmigungsprozesse beschleunigen: VIM bietet automatisiertes Weiterleiten zur Prüfung und Freigabe von Ausnahmefällen, Eskalations- und Reportingfunktionalitäten. Dadurch reduzieren Sie die Kosten pro Transaktion erheblich.

Best Practices nutzen: Branchenerprobte „Best Practice“-Workflows mit zuverlässigen und erweiterbaren Funktionalitäten reduzieren Implementierungszeit und Einführungskosten.

Weiterleitung und Zuordnung von Rechnungen automatisieren: Definieren Sie Workflow-Schritte für die Zuordnung und Weiterleitung von Rechnungen – basierend auf Benutzerrollen, Berechtigungen und vordefinierten Zeitplänen.

Berichte erstellen: Erstellen Sie Berichte basierend auf Region, Geschäftseinheit, Ausnahmetyp, Verbindlichkeiten, usw.  Die vorher festgelegten Werte für Ausnahmefälle können Sie zur Generierung der Ursache-Auswirkungs-Analyse nutzen.

Rechnungsinformationen bequem einsehen: Greifen Sie auf Anwendungen, Content und Historie über eine intuitive graphische Oberfläche zu. Sehen Sie Originalrechnung, Bestellung, Wareneingangsbestätigung und Rechnungsinformationen per Mausklick ein.

Rechnungen zeit- und ortsunabhängig eingeben: Geben Sie Rechnungen von jedem Ort über eine sichere Internet-Verbindung direkt in das ERP-System ein. So erhalten Vorgesetzte größere Kontrolle über Budgets und vereinfachen zudem die Rechnungsbearbeitung.

Rechnungen automatisch klassifizieren: VIM klassifiziert unklare Rechnungen automatisch für weitere Aktionen als gesperrt, geparkt oder gemerkt. Diese Klassifizierungen steuern den weiteren Prozess und lösen verschiedene Stufen von Eskalations-Benachrichtigungen aus.

Rechnungen weiterleiten: Abhängig von der Klassifikation werden unklare Rechnungen nach internen Geschäftsregeln und Richtlinien weitergeleitet. Die Workflow-Richtlinien bestimmen, wohin Rechnungen geschickt werden und welche Freigaben oder nächsten Schritte notwendig sind.

Statusüberwachung und Benachrichtigungen: Sie können den Status der Rechnungen zur Laufzeit überwachen und bei Unklarheiten Ihre Lieferanten benachrichtigen.

Rechnungen elektronisch verfügbar: egal, ob sie gescannt, gefaxt, über XML bereitgestellt oder von einem Lieferanten über ein Online 
Self-Service-Portal eingegeben wurden. Sie können VIM zudem mit ausgefeilten Imaging-Lösungen erweitern – wie Indizierung, automatische Prüfung doppelter Rechnungen und Optical Character Recognition (OCR). So erfassen Sie alle relevanten Rechnungsdaten automatisch aus den Papierdokumenten. Zudem können Sie die Rechnungen zusammen mit den Bestellungen anzeigen lassen.

Rechnungshistorie einsehen: VIM stellt die gesamte Rechnungshistorie für bereits bearbeitete Rechnungen bereit. Somit können Sie jeden einzelnen Prozessschritt nachvollziehen – von der Erfassung bis zur Bezahlung.

Unklarheiten beseitigen: Bei Unklarheiten zu Rechnungen fordern Buchhalter mit VIM zusätzliche Informationen an. Sie erhalten den Status der Bestellung, versenden Meldungen zu stornierten Rechnungen und arbeiten effektiv mit anderen Kollegen der Kreditorenbuchhaltung zusammen.

Effiziente Zusammenarbeit: Initiieren und reagieren Sie auf Fragen zu unklaren Rechnungen und Zahlungshistorie.

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