Wissensmanagement mittels Prozessmanagement: SAP S/4 HANA Transformation

Im Rahmen der CTI Blogserie zum Wissensmanagement haben wir in den letzten Wochen das Bausteinemodell nach Probst eingeführt und in der Folge unsere Erfahrungen mit den einzelnen Bausteinen Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensverteilung, Wissensnutzung, und Wissensbewahrung anhand von praktischen Anwendungsfällen aus unserer Beratungspraxis dargestellt.

Unterstützung von großen geschäftskritischen Transformationsprojekten durch Wissensmanagement

Im Rahmen von großen Programmen, die mehrere Projekte umfassen, wie z.B. bei einer S/4 HANA-Transformation, kommen diese Bausteine im vollen Umfang zur Anwendung.

Betrachten wir zunächst die Wissensidentifikation. Sie steht meistens am Anfang eines jeden Programmes und beginnt mit der Identifikation von relevanten Know-How Trägern und Experten, die in die Programmorganisation zu integrieren sind. Für diesen Baustein sind Maßnahmen wie Workshops zur Wissens- und Prozessidentifikation erforderlich. Um im Laufe des Programmes immer wieder darauf zurückgreifen zu können, empfiehlt sich hierbei der Aufbau von Expertenverzeichnissen. Aus Sicht des Prozessmanagements müssen die so identifizierten Wissensträger den Prozessen als Verantwortliche zugeordnet werden. Häufig sind hier die sogenannten SAP-Key User entscheidend beteiligt. Diese haben sowohl bei der Erhebung der Ist-Prozesse eine wichtige Funktion als auch bei der Verifizierung und Validierung möglicher Sollprozesse für das eigene Unternehmen. Bei S/4-Transformationsprojekten kommt es insbesondere darauf an, die bestehenden Ist-Prozesse nicht einfach 1:1 in die neue Software zu übertragen, da die neue Software von sich aus eine Reihe von Optimierungsmöglichkeiten bietet.

Beim Wissenserwerb geht es darum, das benötigte externe Know-How auf dem Markt einzukaufen. Dabei werden sowohl technische Skills als auch Prozess- und Customizing-Experten benötigt. S/4HANA bietet eine große Anzahl neuer Funktionalitäten an, die im ERP-Classic-Standard bislang nicht enthalten waren und in der Vergangenheit durch kundenspezifische Erweiterungen erst geschaffen werden mussten. Diese kundenspezifischen Erweiterungen lassen sich in der Regel nicht 1:1 migrieren, sondern müssen der neuen Standard-Funktionalität im S/4-System zugeordnet werden.

Als Grundlage für solche Überlegungen ist wiederum eine adäquate Prozessdokumentation unerlässlich. Dazu ist es erforderlich, sowohl über eine Dokumentation der Ist- als auch der Sollprozesse zu verfügen, um jederzeit das Delta beurteilen und dessen Auswirkungen einschätzen zu können. Nur auf diese Weise ist es möglich, die Auswirkungen des Verfahrens „Zurück zum Standard“ sinnvoll beurteilen zu können.

Dieses spezifische Know-How um die Möglichkeiten des Zielsystems muss im Unternehmen erst aufgebaut werden. Im Rahmen von Workshops und Trainingsmaßnahmen fließt dieses Wissen seitens der externen Berater in die Organisation ein. Dabei werden sowohl die Key User an den Prozessen geschult als auch technische Administratoren auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet.

Im Rahmen der Interaktion des Unternehmens mit den externen Beratern entstehen zahlreiche neue Erkenntnisse. Neues Wissen entsteht dabei iterativ, man spricht dann von Wissensentwicklung. Geht man über die unmittelbar im Programm erstellten Projektunterlagen hinaus, dann ergibt sich die Notwendigkeit, die dort gewonnenen Informationen in tatsächliche Erkenntnisse umzuwandeln. Dazu kann die Durchführung von Workshops, Ideentreffs, Szenario-Technik, Best Practices und Lessons Learned sehr hilfreich sein.

Aus Sicht des Geschäftsprozessmanagements kann es zugleich sinnvoll sein, die bestehenden Ist-Prozesse mit den zukünftigen Soll-Prozessen zu vergleichen, um gezielt nach Optimierungspotenzialen Ausschau zu halten.

Im Rahmen der Wissensverteilung versucht man die Beschränkungen durch Wissensinseln einzelner Mitarbeiter zu überwinden, indem man das Wissen in das Unternehmen transferiert. Geeignete Medien dazu sind z.B. interne Blogs, Expertenverzeichnisse oder die Erstellung von E-Learnings, die in erster Linie den Key-Usern zur Verfügung gestellt wird.

Die Wissensnutzung ist vor allem während des laufenden Programms für alle Projektbeteiligten relevant. Es kommt dabei insbesondere darauf an, das Wissen zielgruppenspezifisch zur Verfügung zu stellen, das kann z.B. anhand von Wikis oder FAQs erfolgen. Aus Sicht des Prozessmanagements können hierfür nutzergruppenspezifische Ansichten von Prozessen erstellt werden.

Betrachten wir als nächsten Baustein die Wissensbewahrung, so werden im Rahmen des Programmes ganz wesentliche neue Erkenntnisse gewonnen, die auch für die Zukunft gesichert werden müssen. Zu nennen ist hier in erster Linie die Dokumentation der Sollprozesse auf Basis einer Geschäftsprozess-Management Software wie z.B. Signavio. Für spätere Prozessoptimierungen ist der Rückgriff auf eine Prozessdokumentation unerlässlich. Die Prozessdokumentation kann dann anschließend in Key User-bezogene Tutorials und E-Learnings überführt werden, damit das Wissen in der Organisation auch langfristig verankert werden kann und im Falle von Personalwechseln zeitnah auf neue Mitarbeiter übertragen werden kann.

Genau wie ein gut aufgesetztes Prozessmanagement, bietet der bewusste Einsatz des Wissensmanagements bzw. die Orientierung an den beschriebenen Bausteinen einen entscheidenden Vorteil. Häufig ist das Vorhandensein von Wissen zur richtigen Zeit bzw. die Weitergabe dessen einer der Erfolgsfaktoren für große Programme.

Große Transformationsprojekte, wie Einführungen einer neuen Software (z. B. S/4-HANA) machen es somit nötig, dass Prozesswissen, welches bisher implizit in Softwareprodukten implementiert war, zu einem bedeutenden Anteil explizit gemacht werden muss. CTI CONSULTING unterstützt diese Projekte, indem sie die oben beschriebenen Wissensbausteine durch die genannten Aktivitäten effektiv unterstützt. Dabei spielt ein schlagkräftiges und zeitgemäßes Geschäftsprozessmanagement eine Schlüsselrolle.

 

Lesen Sie hier die Blogbeiträge, die die Bausteine einzeln beschreiben. 

Dr. Dietmar Gerlach
Dr. Dietmar Gerlach

Führungskräfte bei der CTI sind Manager und erfahrene Projektleiter, die das Management Preparation Program durchlaufen haben. Ein solcher fachlich versierter und beratungs- und führungsseitig erfahrener Kollege steht Ihnen dann dauerhaft als Ihr Coach zur Verfügung.

Ihr disziplinarer Vorgesetzter heißt bei uns „Coach“ und dies aus besonderem Grund. Ihr Coach fühlt sich für Ihre persönliche Entwicklung auf Ihrem gesamten Karriereweg bei der CTI verantwortlich und steht Ihnen auch für persönliche Fragestellungen zur Verfügung.

Ihr Coach trifft sich mit Ihnen zu zwei offiziellen Mitarbeitergesprächen pro Jahr, die Ihr Feedback aufgreifen und Ihnen wiederum  Feedback zu Ihren Leistungen geben. Zudem wird Ihre Entwicklung in den nächsten drei Jahren explizit geplant und persönliche Ziele vereinbart. Neben diesen festen Terminen steht Ihnen Ihr Coach jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung, so dass Sie sich üblicherweise sehr viel häufiger treffen werden.

Ihr Coach ist zudem für die Koordination Ihres Projekteinsatzes und Ihrer Weiterbildung verantwortlich und steht aus diesem Grunde in enger Abstimmung mit den Kollegen des Staffings sowie den Beratern, die Sie auf Seiten des „Fachcoachings“ betreuen.

 

Grundsätzlich gilt bei CTI das Prinzip der offenen Tür und so hat auch der Vorstand stets ein offenes Ohr für Ihre Ideen oder auch Probleme.

Ja, als erfolgreichen Berater beteiligen wir Sie am finanziellen Erfolg unseres Unternehmens. Dabei spiegeln sich Ihre erbrachten Leistungen, Engagement sowie Ihre Führungsqualitäten in Ihrer Gehalts- und Karrieresituation wider.
Auf Ebene der jüngeren Consultants sind dies primär Beteiligungen die Erreichung persönlicher Ziele, ab der Ebene der Projektleiter und des Managements werden wir gemeinsam primär Beratungs- und Unternehmensziele, respektive deren Erreichung betrachten und vergüten.

 

Ab dem Beraterlevel Projektleiter erhalten Sie auf Wunsch einen entsprechenden Dienstwagen mit der Möglichkeit diesen auch privat nutzen zu können.

Am ersten Tag empfängt Sie Ihre zuständige Führungskraft, der Mensch der Sie in den nächsten Jahren bei CTI als Ihr Coach begleiten wird. Zudem helfen Ihnen unser Office Management und die IT-Administration direkt am ersten Tag die typischen Untiefen der neuen Prozesse und IT-Landschaft zu umschiffen.

Am Ende des Tages kennen Sie die relevante Infrastruktur, sind mit Ihren Arbeitsmitteln wie Notebook und Smartphone ausgestattet und sind bereits in die wichtigsten Informationsquellen der CTI eingewiesen, so dass Sie sich in den nächsten Tagen eigenständig sehr schnell tiefergehend informieren können.

Und vor allem kennen Sie bereits einige der neuen Kollegen, denn dem gemeinsamen Mittagsessen können Sie nicht entgehen.

Das erste Projekt steht dann, ganz nach Ihren Vorkenntnissen, sehr schnell vor der Tür, nicht jedoch ohne dass Sie ausgiebig durch den jeweiligen Projektleiter gebrieft worden sind.

 

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Darüber hinaus klären wir alle noch offenen Fragen und möchten insbesondere Ihre Motivatoren und Ziele kennenlernen. Nur wer in die gleiche Richtung blickt, kommt auch gemeinsam ans Ziel.

Außerdem beleuchten wir alle relevanten Fragen im Bezug auf Ihren Anstellung, d.h. Vergütung, Arbeitszeit, Themenbereich etc.

Nach Eingang Ihrer Bewerbung senden wir Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung zu.
Ihre Unterlagen werden dann durch die Personalleitung gesichtet und an den für Sie relevanten Bereichsverantwortlichen weitergeleitet, der über eine Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch entscheidet.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.
Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen.

Zunächst einmal sehr freundliche und professionelle Menschen, mit zugegebenermaßen recht hohen Ansprüchen.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den für Sie relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.

Hier können Sie sich und Ihre Leistungen nach Belieben vorstellen, Wert auf die richtigen Schwerpunkte legen und mit Ihren Worten Ihren bisherigen Karriereweg beschreiben. Da die Präsentation auch immer eine wichtige Kommunikationsform beim Kunden darstellt, können Sie Ihre diesbezüglichen Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen.

Neben Ihren fachlichen Fähigkeiten möchten wir Sie aber vor allem auch als Mensch kennenlernen.

Im Rahmen dieses Gespräches beantworten wir gern all Ihre Fragen zur Position und zum Arbeitsumfeld.

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Auch wenn feste Regeln an dieser Stelle eher unangebracht sind, so möchten wir Ihnen doch einige Hinweise für eine erfolgreiche Bewerbung nicht vorenthalten:
Ihr Anschreiben ist Ihre Visitenkarte. Sie haben darin die Möglichkeit, uns von Ihrer Motivation und Ihren beruflichen Wünschen zu berichten. Und wir gewinnen einen ersten Eindruck von Ihrer Person. Am besten sollte das Anschreiben eine Seite im Umfang nicht überschreiten. Ein gutes Anschreiben sollte immer unsere Zusammenarbeit aus der Sicht aller Beteiligten beleuchten, d.h. was Sie suchen, was Sie bieten und die Gründe, warum Sie sich CTI als potenziellen Arbeitgeber vorstellen können.

Ihr Lebenslauf sollte Ihre Fähigkeit zur Strukturierung und zur Fokussierung auf die wesentlichen Elemente aufzeigen. Neben den festen Größen Ihrer Ausbildung und Ihres beruflichen Werdegangs möchten wir an dieser Stelle auch eine Vorstellung von Ihrer Persönlichkeit und von Ihren persönlichen Beweggründen gewinnen.

Zusätzlich können Sie uns relevante Zeugnisse und Zertifizierungen zukommen lassen.

Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an personal(at)cti-consulting.de oder über das Bewerbungsformular auf unserer Jobs-Page zukommen. Bei eventuellen Rückfragen stehen wir Ihnen auch telefonisch unter +49 561 94272-0 zur Verfügung.