SAP Folders Management

Digitales Akten- und Dokumentenmanagement

SAP® NetWeaver Folders Management ist ein flexibles, prozessorientiertes Akten- und Dokumentenmanagementsystem, mit dem Geschäftsdokumente und -daten (z.B. Bestellung, Kundenauftrag, Rechnung, Personalstamm u.ä.) inkl. zugehöriger Prozessabläufe anwendungs- und systemübergreifend miteinander in Verbindung gebracht werden können. Die Unternehmensmitarbeiter erhalten damit die Möglichkeit, die Bearbeitung, Steuerung und Überwachung dokumentbasierter Geschäftsprozesse effizient und anwenderfreundlich durchzuführen. 
Dabei werden alle wesentlichen Informationen zu einem Geschäftsvorgang, unabhängig wo und in welcher Form sie vorliegen an einem zentralen Ort (der „digitalen Akte“) strukturiert verfügbar gemacht.

Typische Anwendungsszenarien für SAP® Folders Management sind u.a.

  •   Personal-, Kunden- und Lieferantenakten sowie Artikel- und Geräteakten
  •   Fallakten für zeitlich begrenzte Vorgänge (z.B. Qualitäts- und Schadensmeldungen)

Wesentlicher Nutzen von SAP® NetWeaver Folders Management

  • Ersetzung von Papierakten und -dokumenten durch deren digitale Pendants zwecks Optimierung damit verbundener Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Kostenreduktion.
  • Alle relevanten Informationen zu einem Geschäftsvorgang (Dokumente, E-Mails, SAP® Anwendungsdaten, Transaktionen, Reports u.ä.) werden einheitlich und strukturiert in einer Akte abgelegt.
  • Durch die zentrale Bereitstellung über Systemgrenzen hinweg ist auch in dezentralen Organisationen ein schneller und simultaner Zugriff auf aktuelle Informationen möglich. Der Such-, Kopier- und Ablageaufwand wird minimiert. Durch den optionalen Einsatz der leistungsfähigen Indizierungsmaschine SAP® TREX ist zusätzlich eine Volltextsuche á la Google möglich.
  • Geschäftsprozesse sowie die Einhaltung von Terminen und Fristen werden mittels Workflows, ad hoc Umläufen und Wiedervorlagen inkl. E-Mails-Benachrichtigung aus der Akte heraus unterstützt.
  • Einhaltung von Revisionssicherheit und Compliance-Richtlinien wird durch automatische Protokollierung von Änderungsaktivitäten bzgl. einer Akte und ihrem Inhalt sowie Ablage der Dokumente in einem externen Archivsystem gewährt.
  • Folders Management ist ein Bestandteil des SAP® Basissystems und ermöglicht damit eine direkte funktionale und
    berechtigungstechnische Integration in die führende SAP® Anwendung.
    So ist z.B. im Rahmen einer digitalen Personalakte der direkte Absprung aus dem Personalstamm (PA20/30) in die dazugehörige Akte möglich. Des Weiteren erhält grundsätzlich nur der Anwender einen Aktenzugriff, der auch über Zugriffsrechte auf den entsprechenden Personalstamm verfügt. Ferner wird im Hintergrund eine Akte automatisch angelegt, attributiert und mit Informationsobjekten befüllt, wenn im SAP® HCM eine neue Person angelegt wird.

Add-Ons für SAP® Folders Management

CTI Organizer Extension
Die CTI Organizer Extension ermöglicht es, Dokumente und Outlook E-Mails einfach und effizient via Drag&Drop in einer Akte abzulegen.

CTI Document Importer
Der CTI Document Importer dient zum sicheren und performanten Archivieren von (Massen-) Dokumenten via SAP®. Des Weiteren kann optional eine Verknüpfung mit einem SAP® Objekt (z.B. Akte, Anwendungsbeleg, Workflow) erfolgen. Bei entsprechend vorliegenden Indexdaten, kann der Prozess vollständig automatisiert ablaufen. Die Ergebnisse werden in einem Protokoll übersichtlich bereitgestellt.