Wissensmanagement mittels Prozessmanagement: Wissensidentifikation

Im Rahmen der CTI-Blogserie „Wissensmanagement mittels Prozessmanagement“ führen wir das Bausteinmodell nach Probst ein und berichten von unseren Erfahrungen mit den einzelnen Bausteinen Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensverteilung (Wissenstransfer), Wissensnutzung und Wissensbewahrung anhand von praktischen Anwendungsfällen aus unserer Beratungspraxis. Dieser Beitrag zur Wissensidentifikation ist der zweite Artikel in dieser Serie.

Wissensidentifikation

Durch das Identifizieren von Wissen soll die Wissensbasis der Organisation sichtbar und explizit gemacht werden. So soll das intern, aber auch extern, vorhandene Wissen den Organisationsteilnehmern transparent gemacht und ein Überblick über die Wissensbasis des Unternehmens geschaffen werden.

Ein kritischer Punkt bei der Wissensidentifikation ist die Unterscheidung von relevantem und irrelevantem Wissen, damit die künstlichen Wissensspeicher in Form von beispielsweise Datenbanken übersichtlich, strukturiert und somit auch nutzbar bleiben. Mit schlecht strukturierten Datenbanken können sich die Opportunitätskosten für Mitarbeiter steigern, da diese einen hohen zeitlichen Aufwand benötigen, das benötigte, relevante Wissen zu finden. Dies kann die Praktikabilität von künstlichen Wissensspeichern enorm einschränken

Ein typischer Anwendungsfall für die Wissensidentifikation

In welchen Szenarien die Wissensidentifikation einen Mehrwert schafft und welche Probleme es nach sich ziehen kann, wenn man sich nicht über die Wissensbasis in seiner Organisation bewusst ist, soll in dem folgendem Praxisbeispiel verdeutlicht werden.

Ein Konzern mit Markenstruktur möchte für die Zukunft seine SAP-Services stärker zentralisieren, hat aber anfangs noch keinen Überblick darüber, welche Services aktuell von welcher Marke genutzt werden. Daraus resultierend soll Transparenz über die bereits erbrachten Services geschaffen werden, damit man sich Synergieeffekte zu Nutze machen kann und die Services unternehmensweit eingesetzt werden, die schon in mehreren Konzernmarken Anwendung finden. Des Weiteren sollen die Konzernmarken, die bereits in bestimmten Gebieten führend sind und ihre Services in hoher Qualität erbringen ein Competence Center für diese Services aufbauen und dadurch ihr Wissen und ihre Expertise für die anderen Konzernmarken zur Verfügung stellen. Zusätzlich soll ein Wiki mit für die Services relevantem Wissen, Ansprechpartnern und Servicebeschreibungen angereichert und unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Die Folge eines solchen Projektes ist eine erhebliche Kostensenkung durch die Nutzung eingangs beschriebener Synergiepotentiale. Die Nutzung des schon in der Unternehmung – bis zu dem Zeitpunkt allerdings nur in einzelnen Marken – vorhandenen Wissens, welches transparent, wieder verwendbar und in einer zentralen Sammelstelle verfügbar gemacht wird, bildet einen zentralen Anlaufpunkt für weitere Projekte und Services. Dadurch müssen die einzelnen Marken dieses Wissen nicht neu erwerben, sondern beziehen es aus einem mit den nötigen Informationen angereichertem Wiki.

Wissensidentifikation durch Prozessmanagement

Um der Gefahr unstrukturierter Datenbanken entgegenzuwirken, sollte neben der Evaluierung von vorhandenem Wissen auch eine Bewertung von diesem stattfinden, um zu entscheiden, welches Wissen formalisiert werden sollte. Ein zentrales Prozessmanagement im Unternehmen kann ein guter Anhaltspunkt einerseits für die Evaluation und andererseits für die Bewertung von Wissen sein. Durch die Aufnahme von Prozessen in Form von Interviews mit den Prozessverantwortlichen und involvierten Wissensträgern mitsamt der anschließenden Modellierung, kann Wissen sichtbar und transparent gemacht und Wissenslücken identifiziert werden. Des Weiteren bieten die Geschäftsprozesse eine gute Grundlage, um relevantes Wissen von irrelevantem zu unterscheiden. Es sollte kritisch hinterfragt werden, welches Wissen tatsächlich benötigt wird und auch tatsächlich vorhanden ist, damit die Prozesse reibungslos ablaufen können und an welchen Stellen bzw. welchen Organisationseinheiten das Wissen zur Verfügung gestellt werden muss. Dies optimiert die Planung und den Einsatz von Ressourcen.

Außerdem generiert Prozessmanagement einen Überblick über die Wissensbasis der Unternehmung. Zusätzlich bietet sich das Anlegen von Wikis oder Expertenverzeichnissen an, wodurch Wissen, welches bisher nicht sichtbar gemacht wurde, strukturiert und dokumentiert wird. So wird Transparenz bezüglich des Wissens und der Wissensträger geschaffen, was zu einer Zeitersparnis in der Wissensanwendung führt. Auf der anderen Seite kann die Identifikation von Wissenslücken dazu führen, dass neues Wissen gezielter erworben oder entwickelt werden kann, was ebenfalls mit einer Kosten- und Aufwandsreduktion einhergeht.

Unser Angebot

CTI CONSULTING unterstützt Sie bei der Identifikation, Entwicklung, Erwerb, Verteilung, Nutzung und Bewahrung Ihres unternehmensspezifischen Wissens. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Skills erreichen wir die für Sie ideale Balance aus Zeitplan, Budget und einer nachhaltigen Zielarchitektur.

Darüber hinaus bietet Ihnen CTI CONSULTING umfassendes Wissen im Bereich Prozessmanagement und kann Sie in den verschiedenen Stadien beim Aufbau eines Prozessmanagements unterstützen. CTI CONSULTING begleitet sie von der Prozessaufnahme, über die Modellierung und die Bewertung Ihrer Unternehmensprozesse, bis hin zur Implementierung. Die Etablierung eines Prozessmanagements möchten wir stets mit der Verknüpfung durch verschiedene Knowledge Management Maßnahmen unterstützen und so dafür sorgen, dass Ihr Wissen personenunabhängig im Unternehmen zur Verfügung steht.

Lesen Sie auch die weiteren Blogartikel zu diesem Thema hier.

 

Moritz Koch
Moritz Koch

Fragen zur Entscheidung

Führungskräfte bei der CTI sind Manager und erfahrene Projektleiter, die das Management Preparation Program durchlaufen haben. Ein solcher fachlich versierter und beratungs- und führungsseitig erfahrener Kollege steht Ihnen dann dauerhaft als Ihr Coach zur Verfügung.

Ihr disziplinarer Vorgesetzter heißt bei uns „Coach“ und dies aus besonderem Grund. Ihr Coach fühlt sich für Ihre persönliche Entwicklung auf Ihrem gesamten Karriereweg bei der CTI verantwortlich und steht Ihnen auch für persönliche Fragestellungen zur Verfügung.

Ihr Coach trifft sich mit Ihnen zu zwei offiziellen Mitarbeitergesprächen pro Jahr, die Ihr Feedback aufgreifen und Ihnen wiederum  Feedback zu Ihren Leistungen geben. Zudem wird Ihre Entwicklung in den nächsten drei Jahren explizit geplant und persönliche Ziele vereinbart. Neben diesen festen Terminen steht Ihnen Ihr Coach jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung, so dass Sie sich üblicherweise sehr viel häufiger treffen werden.

Ihr Coach ist zudem für die Koordination Ihres Projekteinsatzes und Ihrer Weiterbildung verantwortlich und steht aus diesem Grunde in enger Abstimmung mit den Kollegen des Staffings sowie den Beratern, die Sie auf Seiten des „Fachcoachings“ betreuen.

 

Grundsätzlich gilt bei CTI das Prinzip der offenen Tür und so hat auch der Vorstand stets ein offenes Ohr für Ihre Ideen oder auch Probleme.

Ja, als erfolgreichen Berater beteiligen wir Sie am finanziellen Erfolg unseres Unternehmens. Dabei spiegeln sich Ihre erbrachten Leistungen, Engagement sowie Ihre Führungsqualitäten in Ihrer Gehalts- und Karrieresituation wider.
Auf Ebene der jüngeren Consultants sind dies primär Beteiligungen die Erreichung persönlicher Ziele, ab der Ebene der Projektleiter und des Managements werden wir gemeinsam primär Beratungs- und Unternehmensziele, respektive deren Erreichung betrachten und vergüten.

 

Ab dem Beraterlevel Projektleiter erhalten Sie auf Wunsch einen entsprechenden Dienstwagen mit der Möglichkeit diesen auch privat nutzen zu können.

Am ersten Tag empfängt Sie Ihre zuständige Führungskraft, der Mensch der Sie in den nächsten Jahren bei CTI als Ihr Coach begleiten wird. Zudem helfen Ihnen unser Office Management und die IT-Administration direkt am ersten Tag die typischen Untiefen der neuen Prozesse und IT-Landschaft zu umschiffen.

Am Ende des Tages kennen Sie die relevante Infrastruktur, sind mit Ihren Arbeitsmitteln wie Notebook und Smartphone ausgestattet und sind bereits in die wichtigsten Informationsquellen der CTI eingewiesen, so dass Sie sich in den nächsten Tagen eigenständig sehr schnell tiefergehend informieren können.

Und vor allem kennen Sie bereits einige der neuen Kollegen, denn dem gemeinsamen Mittagsessen können Sie nicht entgehen.

Das erste Projekt steht dann, ganz nach Ihren Vorkenntnissen, sehr schnell vor der Tür, nicht jedoch ohne dass Sie ausgiebig durch den jeweiligen Projektleiter gebrieft worden sind.

 

Fragen zum Management Interview

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Darüber hinaus klären wir alle noch offenen Fragen und möchten insbesondere Ihre Motivatoren und Ziele kennenlernen. Nur wer in die gleiche Richtung blickt, kommt auch gemeinsam ans Ziel.

Außerdem beleuchten wir alle relevanten Fragen im Bezug auf Ihren Anstellung, d.h. Vergütung, Arbeitszeit, Themenbereich etc.

Fragen zum Coach Interview

Nach Eingang Ihrer Bewerbung senden wir Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung zu.
Ihre Unterlagen werden dann durch die Personalleitung gesichtet und an den für Sie relevanten Bereichsverantwortlichen weitergeleitet, der über eine Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch entscheidet.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.
Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen.

Zunächst einmal sehr freundliche und professionelle Menschen, mit zugegebenermaßen recht hohen Ansprüchen.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den für Sie relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.

Hier können Sie sich und Ihre Leistungen nach Belieben vorstellen, Wert auf die richtigen Schwerpunkte legen und mit Ihren Worten Ihren bisherigen Karriereweg beschreiben. Da die Präsentation auch immer eine wichtige Kommunikationsform beim Kunden darstellt, können Sie Ihre diesbezüglichen Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen.

Neben Ihren fachlichen Fähigkeiten möchten wir Sie aber vor allem auch als Mensch kennenlernen.

Im Rahmen dieses Gespräches beantworten wir gern all Ihre Fragen zur Position und zum Arbeitsumfeld.

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Fragen zur Bewerbung

Auch wenn feste Regeln an dieser Stelle eher unangebracht sind, so möchten wir Ihnen doch einige Hinweise für eine erfolgreiche Bewerbung nicht vorenthalten:
Ihr Anschreiben ist Ihre Visitenkarte. Sie haben darin die Möglichkeit, uns von Ihrer Motivation und Ihren beruflichen Wünschen zu berichten. Und wir gewinnen einen ersten Eindruck von Ihrer Person. Am besten sollte das Anschreiben eine Seite im Umfang nicht überschreiten. Ein gutes Anschreiben sollte immer unsere Zusammenarbeit aus der Sicht aller Beteiligten beleuchten, d.h. was Sie suchen, was Sie bieten und die Gründe, warum Sie sich CTI als potenziellen Arbeitgeber vorstellen können.

Ihr Lebenslauf sollte Ihre Fähigkeit zur Strukturierung und zur Fokussierung auf die wesentlichen Elemente aufzeigen. Neben den festen Größen Ihrer Ausbildung und Ihres beruflichen Werdegangs möchten wir an dieser Stelle auch eine Vorstellung von Ihrer Persönlichkeit und von Ihren persönlichen Beweggründen gewinnen.

Zusätzlich können Sie uns relevante Zeugnisse und Zertifizierungen zukommen lassen.

Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an personal(at)cti-consulting.de oder über das Bewerbungsformular auf unserer Jobs-Page zukommen. Bei eventuellen Rückfragen stehen wir Ihnen auch telefonisch unter +49 561 94272-0 zur Verfügung.