Im Rahmen der CTI-Blogserie „Wissensmanagement mittels Prozessmanagement“ führen wir das Bausteinmodell nach Probst ein und berichten von unseren Erfahrungen mit den einzelnen Bausteinen Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensverteilung (Wissenstransfer), Wissensnutzung und Wissensbewahrung anhand von praktischen Anwendungsfällen aus unserer Beratungspraxis. Dieser Beitrag zur Wissensidentifikation ist der zweite Artikel in dieser Serie.
Wissensidentifikation
Durch das Identifizieren von Wissen soll die Wissensbasis der Organisation sichtbar und explizit gemacht werden. So soll das intern, aber auch extern, vorhandene Wissen den Organisationsteilnehmern transparent gemacht und ein Überblick über die Wissensbasis des Unternehmens geschaffen werden.
Ein kritischer Punkt bei der Wissensidentifikation ist die Unterscheidung von relevantem und irrelevantem Wissen, damit die künstlichen Wissensspeicher in Form von beispielsweise Datenbanken übersichtlich, strukturiert und somit auch nutzbar bleiben. Mit schlecht strukturierten Datenbanken können sich die Opportunitätskosten für Mitarbeiter steigern, da diese einen hohen zeitlichen Aufwand benötigen, das benötigte, relevante Wissen zu finden. Dies kann die Praktikabilität von künstlichen Wissensspeichern enorm einschränken
Ein typischer Anwendungsfall für die Wissensidentifikation
In welchen Szenarien die Wissensidentifikation einen Mehrwert schafft und welche Probleme es nach sich ziehen kann, wenn man sich nicht über die Wissensbasis in seiner Organisation bewusst ist, soll in dem folgendem Praxisbeispiel verdeutlicht werden.
Ein Konzern mit Markenstruktur möchte für die Zukunft seine SAP-Services stärker zentralisieren, hat aber anfangs noch keinen Überblick darüber, welche Services aktuell von welcher Marke genutzt werden. Daraus resultierend soll Transparenz über die bereits erbrachten Services geschaffen werden, damit man sich Synergieeffekte zu Nutze machen kann und die Services unternehmensweit eingesetzt werden, die schon in mehreren Konzernmarken Anwendung finden. Des Weiteren sollen die Konzernmarken, die bereits in bestimmten Gebieten führend sind und ihre Services in hoher Qualität erbringen ein Competence Center für diese Services aufbauen und dadurch ihr Wissen und ihre Expertise für die anderen Konzernmarken zur Verfügung stellen. Zusätzlich soll ein Wiki mit für die Services relevantem Wissen, Ansprechpartnern und Servicebeschreibungen angereichert und unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Die Folge eines solchen Projektes ist eine erhebliche Kostensenkung durch die Nutzung eingangs beschriebener Synergiepotentiale. Die Nutzung des schon in der Unternehmung – bis zu dem Zeitpunkt allerdings nur in einzelnen Marken – vorhandenen Wissens, welches transparent, wieder verwendbar und in einer zentralen Sammelstelle verfügbar gemacht wird, bildet einen zentralen Anlaufpunkt für weitere Projekte und Services. Dadurch müssen die einzelnen Marken dieses Wissen nicht neu erwerben, sondern beziehen es aus einem mit den nötigen Informationen angereichertem Wiki.
Wissensidentifikation durch Prozessmanagement
Um der Gefahr unstrukturierter Datenbanken entgegenzuwirken, sollte neben der Evaluierung von vorhandenem Wissen auch eine Bewertung von diesem stattfinden, um zu entscheiden, welches Wissen formalisiert werden sollte. Ein zentrales Prozessmanagement im Unternehmen kann ein guter Anhaltspunkt einerseits für die Evaluation und andererseits für die Bewertung von Wissen sein. Durch die Aufnahme von Prozessen in Form von Interviews mit den Prozessverantwortlichen und involvierten Wissensträgern mitsamt der anschließenden Modellierung, kann Wissen sichtbar und transparent gemacht und Wissenslücken identifiziert werden. Des Weiteren bieten die Geschäftsprozesse eine gute Grundlage, um relevantes Wissen von irrelevantem zu unterscheiden. Es sollte kritisch hinterfragt werden, welches Wissen tatsächlich benötigt wird und auch tatsächlich vorhanden ist, damit die Prozesse reibungslos ablaufen können und an welchen Stellen bzw. welchen Organisationseinheiten das Wissen zur Verfügung gestellt werden muss. Dies optimiert die Planung und den Einsatz von Ressourcen.
Außerdem generiert Prozessmanagement einen Überblick über die Wissensbasis der Unternehmung. Zusätzlich bietet sich das Anlegen von Wikis oder Expertenverzeichnissen an, wodurch Wissen, welches bisher nicht sichtbar gemacht wurde, strukturiert und dokumentiert wird. So wird Transparenz bezüglich des Wissens und der Wissensträger geschaffen, was zu einer Zeitersparnis in der Wissensanwendung führt. Auf der anderen Seite kann die Identifikation von Wissenslücken dazu führen, dass neues Wissen gezielter erworben oder entwickelt werden kann, was ebenfalls mit einer Kosten- und Aufwandsreduktion einhergeht.
Unser Angebot
CTI CONSULTING unterstützt Sie bei der Identifikation, Entwicklung, Erwerb, Verteilung, Nutzung und Bewahrung Ihres unternehmensspezifischen Wissens. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Skills erreichen wir die für Sie ideale Balance aus Zeitplan, Budget und einer nachhaltigen Zielarchitektur.
Darüber hinaus bietet Ihnen CTI CONSULTING umfassendes Wissen im Bereich Prozessmanagement und kann Sie in den verschiedenen Stadien beim Aufbau eines Prozessmanagements unterstützen. CTI CONSULTING begleitet sie von der Prozessaufnahme, über die Modellierung und die Bewertung Ihrer Unternehmensprozesse, bis hin zur Implementierung. Die Etablierung eines Prozessmanagements möchten wir stets mit der Verknüpfung durch verschiedene Knowledge Management Maßnahmen unterstützen und so dafür sorgen, dass Ihr Wissen personenunabhängig im Unternehmen zur Verfügung steht.
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