Wissensmanagement mittels Prozessmanagement: Wissensnutzung

Im Rahmen der CTI-Blogserie „Wissensmanagement mittels Prozessmanagement“ führen wir das Bausteinmodell nach Probst ein und berichten von unseren Erfahrungen mit den einzelnen Bausteinen Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensverteilung (Wissenstransfer), Wissensnutzung und Wissensbewahrung anhand von praktischen Anwendungsfällen aus unserer Beratungspraxis. Dieser Beitrag zum Wissensnutzung ist der sechste Artikel in dieser Serie.

Wissensnutzung

Wissen stellt in vielen Unternehmensbereichen einen zentralen Produktionsfaktor dar. Sobald das Wissen erworben und verteilt wurde, steht es zur Nutzung bereit. Der Baustein der Wissensnutzung beschreibt den produktiven Einsatz des organisatorischen Wissens und die Fähigkeit, dieses im Unternehmenskontext einzusetzen.

Oftmals steht Wissen oder die Dokumentation dessen bereits zur Verfügung, die Bausteine [Link zu anderen Blogs] arbeiten darauf hin – doch wie kann man die Nutzung des geteilten Wissens auch vorantreiben und die Barrieren zur Nutzung abbauen?

Kommunikation als Enabler

Auch wenn die Nutzung von Wissen erst einmal trivial erscheint, gibt es doch entscheidende Barrieren, die diesen Prozess hemmen. Barrieren wie mangelnde Transparenz, ein zu komplizierter Einstieg oder keine konkrete Verknüpfung des Wissens zum entsprechenden Thema und zur „Realität“ halten oft davon ab, das vorhandene Wissen zu nutzen. Demnach ist hier viel Kommunikation auf verschiedenen Wegen wichtig, um die Wissensquellen im Unternehmen bekannt zu machen.

Dies kann u.a. erreicht werden durch das regelmäßige Veröffentlichen von Blogeinträge sowie dem Auslegen von Flyer oder Aufsteller an zentralen Stellen im Unternehmen, die auf Wissensquellen verweisen und wie diese zu benutzen sind.

Nutzungsbezogene Bereitstellung von Wissen

Auch wenn Wissensquellen erfolgreich kommuniziert und bekannt gemacht werden, so ist doch die Nutzung in erster Linie von dem Nutzer abhängig, also zum Beispiel einem neuen Mitarbeiter in einem Unternehmen. Der folgende Use Case dient zur Veranschaulichung der Wissensnutzung.

Auf neue Mitarbeiter in einem Unternehmen bricht meist eine Flut an Informationen herein und es ist schwer, die wichtigsten Informationen zu filtern und sich diese zu Nutze zu machen. Auch wenn das Wissen auf Sharepoints oder anderen Sharing-Plattformen zur Verfügung steht, so ist dies meist einerseits nicht weit genug bekannt im Unternehmen oder die Struktur fehlt, damit man das für sich selbst notwendige Wissen auch nutzen kann. Hier bietet die Bereitstellung eines kondensierten und auf das Nötigste zum Einstieg reduzierte Onboarding eine Möglichkeit das Wissensangebot so niederschwellig wie möglich zu halten, dem neuen Mitarbeiter damit gezielt Informationen zur Verfügung zu stellen und dadurch eine direkte Nutzung des bereitgestellten Wissens zu ermöglichen. Dies kann in Form einzelner Dokumente geschehen und auch durch die Verknüpfung an und mit der Dokumentation von Geschäftsprozessen.

Prozesse erleichtern die Nutzung von Wissen

Wie der Use Case bereits verdeutlicht, wird die Nutzung des Wissens erleichtert, indem das Wissen nutzungsbezogen gespeichert und bereitgestellt wird. Hier bietet das Prozessmanagement einen zentralen Vorteil. Die Dokumentation der Prozesse per se zeigt die Nutzung von (Ablauf-)Wissen auf. Somit bieten das Prozessmanagement und die Dokumentation von Prozessen die ideale Möglichkeit, Wissen anwendbar zu machen und anschaulich und verständlich darzustellen und das benötigte Wissen direkt an der entscheidenden Stelle zu verknüpfen. Einzelne Prozessschritte können durch die Verlinkung von Trainingsunterlagen oder weiterführenden Unterlagen optimal ergänzt, und die Nutzung des damit verbundenen bzw. benötigten Wissens sichergestellt werden. Infomaterial, welches auf ein bis zwei Seiten die wichtigsten Informationen bereitstellen, kann dadurch direkt in die Prozessdokumentation mit eingebunden werden und von Mitarbeitern zu ihrer Arbeit hinzugezogen werden.

Eine zentrale Prozessdatenbank bietet so für jeden Mitarbeiter die Möglichkeit, auf Ablaufwissen und spezifisches Wissen, welches mit dem Prozess zusammenhängt, zuzugreifen.

Zudem können Prozesse, zum Beispiel mit einem Business Process Management Werkzeug wie Signavio, in spezifischen Ansichten für bestimmte Nutzergruppen präsentiert werden, sodass auch nur das Wissen genutzt werden kann, das benötigt wird. Die Dokumentation der Prozesse mit einem BPM-Tool kann einen zentralen Beitrag zur Wissensnutzung liefern und hilft dabei die Barrieren der Nutzung abzubauen, indem es Wissen in Form von Prozessen übersichtlich visualisieren kann und an einem zentralen Ort zur Verfügung stellt.

Unser Angebot

CTI CONSULTING unterstützt Sie bei Identifikation, Entwicklung, Erwerb, Verteilung, Nutzung und Bewahrung Ihres unternehmensspezifischen Wissens. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Skills erreichen wir die für Sie ideale Balance aus Zeitplan, Budget und einer nachhaltigen Zielarchitektur.

Darüber hinaus bietet Ihnen CTI CONSULTING umfassendes Wissen im Bereich Prozessmanagement und kann Sie in den verschiedenen Stadien beim Aufbau eines Prozessmanagements unterstützen. CTI CONSULTING begleitet sie von der Prozessaufnahme, über die Modellierung und die Bewertung Ihrer Unternehmensprozesse, bis hin zur Implementierung. Die Etablierung eines Prozessmanagements möchten wir stets mit der Verknüpfung durch verschiedene Knowledge Management Maßnahmen unterstützen und so dafür sorgen, dass Ihr Wissen personenunabhängig im Unternehmen zur Verfügung steht.

 

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Sarah Grenzebach
Sarah Grenzebach

Führungskräfte bei der CTI sind Manager und erfahrene Projektleiter, die das Management Preparation Program durchlaufen haben. Ein solcher fachlich versierter und beratungs- und führungsseitig erfahrener Kollege steht Ihnen dann dauerhaft als Ihr Coach zur Verfügung.

Ihr disziplinarer Vorgesetzter heißt bei uns „Coach“ und dies aus besonderem Grund. Ihr Coach fühlt sich für Ihre persönliche Entwicklung auf Ihrem gesamten Karriereweg bei der CTI verantwortlich und steht Ihnen auch für persönliche Fragestellungen zur Verfügung.

Ihr Coach trifft sich mit Ihnen zu zwei offiziellen Mitarbeitergesprächen pro Jahr, die Ihr Feedback aufgreifen und Ihnen wiederum  Feedback zu Ihren Leistungen geben. Zudem wird Ihre Entwicklung in den nächsten drei Jahren explizit geplant und persönliche Ziele vereinbart. Neben diesen festen Terminen steht Ihnen Ihr Coach jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung, so dass Sie sich üblicherweise sehr viel häufiger treffen werden.

Ihr Coach ist zudem für die Koordination Ihres Projekteinsatzes und Ihrer Weiterbildung verantwortlich und steht aus diesem Grunde in enger Abstimmung mit den Kollegen des Staffings sowie den Beratern, die Sie auf Seiten des „Fachcoachings“ betreuen.

 

Grundsätzlich gilt bei CTI das Prinzip der offenen Tür und so hat auch der Vorstand stets ein offenes Ohr für Ihre Ideen oder auch Probleme.

Ja, als erfolgreichen Berater beteiligen wir Sie am finanziellen Erfolg unseres Unternehmens. Dabei spiegeln sich Ihre erbrachten Leistungen, Engagement sowie Ihre Führungsqualitäten in Ihrer Gehalts- und Karrieresituation wider.
Auf Ebene der jüngeren Consultants sind dies primär Beteiligungen die Erreichung persönlicher Ziele, ab der Ebene der Projektleiter und des Managements werden wir gemeinsam primär Beratungs- und Unternehmensziele, respektive deren Erreichung betrachten und vergüten.

 

Ab dem Beraterlevel Projektleiter erhalten Sie auf Wunsch einen entsprechenden Dienstwagen mit der Möglichkeit diesen auch privat nutzen zu können.

Am ersten Tag empfängt Sie Ihre zuständige Führungskraft, der Mensch der Sie in den nächsten Jahren bei CTI als Ihr Coach begleiten wird. Zudem helfen Ihnen unser Office Management und die IT-Administration direkt am ersten Tag die typischen Untiefen der neuen Prozesse und IT-Landschaft zu umschiffen.

Am Ende des Tages kennen Sie die relevante Infrastruktur, sind mit Ihren Arbeitsmitteln wie Notebook und Smartphone ausgestattet und sind bereits in die wichtigsten Informationsquellen der CTI eingewiesen, so dass Sie sich in den nächsten Tagen eigenständig sehr schnell tiefergehend informieren können.

Und vor allem kennen Sie bereits einige der neuen Kollegen, denn dem gemeinsamen Mittagsessen können Sie nicht entgehen.

Das erste Projekt steht dann, ganz nach Ihren Vorkenntnissen, sehr schnell vor der Tür, nicht jedoch ohne dass Sie ausgiebig durch den jeweiligen Projektleiter gebrieft worden sind.

 

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Darüber hinaus klären wir alle noch offenen Fragen und möchten insbesondere Ihre Motivatoren und Ziele kennenlernen. Nur wer in die gleiche Richtung blickt, kommt auch gemeinsam ans Ziel.

Außerdem beleuchten wir alle relevanten Fragen im Bezug auf Ihren Anstellung, d.h. Vergütung, Arbeitszeit, Themenbereich etc.

Nach Eingang Ihrer Bewerbung senden wir Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung zu.
Ihre Unterlagen werden dann durch die Personalleitung gesichtet und an den für Sie relevanten Bereichsverantwortlichen weitergeleitet, der über eine Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch entscheidet.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.
Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen.

Zunächst einmal sehr freundliche und professionelle Menschen, mit zugegebenermaßen recht hohen Ansprüchen.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den für Sie relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.

Hier können Sie sich und Ihre Leistungen nach Belieben vorstellen, Wert auf die richtigen Schwerpunkte legen und mit Ihren Worten Ihren bisherigen Karriereweg beschreiben. Da die Präsentation auch immer eine wichtige Kommunikationsform beim Kunden darstellt, können Sie Ihre diesbezüglichen Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen.

Neben Ihren fachlichen Fähigkeiten möchten wir Sie aber vor allem auch als Mensch kennenlernen.

Im Rahmen dieses Gespräches beantworten wir gern all Ihre Fragen zur Position und zum Arbeitsumfeld.

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Auch wenn feste Regeln an dieser Stelle eher unangebracht sind, so möchten wir Ihnen doch einige Hinweise für eine erfolgreiche Bewerbung nicht vorenthalten:
Ihr Anschreiben ist Ihre Visitenkarte. Sie haben darin die Möglichkeit, uns von Ihrer Motivation und Ihren beruflichen Wünschen zu berichten. Und wir gewinnen einen ersten Eindruck von Ihrer Person. Am besten sollte das Anschreiben eine Seite im Umfang nicht überschreiten. Ein gutes Anschreiben sollte immer unsere Zusammenarbeit aus der Sicht aller Beteiligten beleuchten, d.h. was Sie suchen, was Sie bieten und die Gründe, warum Sie sich CTI als potenziellen Arbeitgeber vorstellen können.

Ihr Lebenslauf sollte Ihre Fähigkeit zur Strukturierung und zur Fokussierung auf die wesentlichen Elemente aufzeigen. Neben den festen Größen Ihrer Ausbildung und Ihres beruflichen Werdegangs möchten wir an dieser Stelle auch eine Vorstellung von Ihrer Persönlichkeit und von Ihren persönlichen Beweggründen gewinnen.

Zusätzlich können Sie uns relevante Zeugnisse und Zertifizierungen zukommen lassen.

Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an personal(at)cti-consulting.de oder über das Bewerbungsformular auf unserer Jobs-Page zukommen. Bei eventuellen Rückfragen stehen wir Ihnen auch telefonisch unter +49 561 94272-0 zur Verfügung.