Die digitale Transformation oder Digitalisierung ist heute in aller Munde. Die Digitalisierung bietet eine Fülle von Produkten, die auf neuen Technologien und technologischen Plattformen basieren und die die Fähigkeit besitzen, Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen und Arbeitsweisen neu zu gestalten. Sie hat die Macht, ganze Geschäftsmodelle oder sogar die gesamte Marktsituation neu zu gestalten.

Vor einigen Monaten haben wir bereits über einen vierstufigen Ansatz zur Digitalisierung gesprochen, der eine Analysephase umfasst, in der in Workshops Ideen gesammelt und Geschäftsmodelle überdacht werden. Heute möchten wir diesen Schritt näher erläutern.

Innovationsphase mit Ideenworkshops

Um herauszufinden, was man in einem bestimmten Bereich der Digitalisierung in einem Unternehmen tun kann – sagen wir Mobilität oder Big Data Analytics – muss man zwei Wege gehen: Da sind zum einen die technologischen und marktwirtschaftlichen Entwicklungen, die es zu berücksichtigen gilt. Sie bieten neue Möglichkeiten, die Arbeit zu erledigen oder neue Wege der Arbeit und des Geschäfts überhaupt. Und da sind die Menschen in den Abteilungen des Unternehmens, die die meisten der täglichen Prozesse, Kunden und Anwendungen kennen.

Wir gestalten oder konzipieren Workshops, um beide Informationsquellen einzubeziehen:

Einführung: Die Workshop-Teilnehmer erhalten eine Einführung in die Themen und Ziele des Workshops. Der Projektleiter des Kunden wird eingeladen, etwas darüber zu sagen, wie der Workshop in die Digitalisierungsbemühungen seiner Organisation passt.
Impulse: In einer oder mehreren Keynotes bieten wir Informationen zu den Workshop-Themen an. Das kann eine allgemeine Einführung in die Digitalisierung sein (gefolgt von ein paar Leitfragen), ein Überblick über ein bestimmtes digitales Thema (z.B. was hat es mit Big Data auf sich) oder die Vorstellung neuer Funktionen einer bestimmten Software. Manchmal werden auch Impulse von Fachexperten des Kunden oder des Projektleiters gegeben.
Ideensammlung und Diskussion: Die Workshop-Teilnehmer erhalten Zeit, um über Ideen nachzudenken. Die Ideen werden auf Karten geschrieben und an einer Pinnwand gesammelt. Jede Person, die eine Karte an die Pinnwand heftet, wird gebeten, ihre Idee vorzustellen. Falls gewünscht, werden die Ideen gemeinsam priorisiert.
Wir haben in den letzten anderthalb Jahren bereits mehrere solcher Workshops durchgeführt und hatten am Ende immer eine überraschend hohe Anzahl von Vorschlägen. Die meisten Vorschläge waren recht einfach und boten Ideen für Quick-Win-Lösungen zur Verbesserung bestehender Prozesse. Einige der Vorschläge waren recht unorthodox – aber wir hielten sie dennoch für valide, denn in der heutigen Geschäftswelt ist es die unorthodoxe Geschäftsidee, die sich durchsetzt.

Schwung für den Wandel

Bei der Digitalisierung sollten – wie bei allen Veränderungen in einem Unternehmen – alle Mitglieder des Unternehmens einbezogen werden. Sie werden es sein, die die Veränderungen in Strategien, Dienstleistungen und Prozessen in die Tat umsetzen.

Wir sehen diese Workshops als ein Mittel der Partizipation und nutzen sie explizit, um die Menschen in den Transformationsprozess einzubeziehen: Sie dürfen über ihre Arbeit nachdenken, sie mit den gegebenen Impulsen in andere Perspektiven rücken und nützliche Anregungen geben.

Die Organisationsleitung des Kunden ist aufgefordert, die Ideenworkshops mit einem transparenten Prozess zu begleiten, wie und warum die gesammelten Ideen weiter behandelt werden – welche davon priorisiert, in (Pilot-)Projekten umgesetzt und schließlich in einer Abteilung oder der gesamten Organisation eingeführt werden. In den Workshops haben wir immer wieder Menschen erlebt, die bereit waren, sich einzubringen und mitzuarbeiten. Dieses Momentum kann zu einer starken Stütze für die durch die Digitalisierung getriebenen Veränderungen werden.