Ersetzung von Papierakten und -dokumenten durch deren digitale Pendants zwecks Optimierung damit verbundener Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Kostenreduktion.

Alle relevanten Informationen zu einem Geschäftsvorgang (Dokumente, E-Mails, SAP® Anwendungsdaten, Transaktionen, Reports u. ä.) werden einheitlich und strukturiert in einer Akte abgelegt.

Durch die zentrale Bereitstellung über Systemgrenzen hinweg ist auch in dezentralen Organisationen ein schneller und simultaner Zugriff auf aktuelle Informationen möglich. Der Such-, Kopier- und Ablageaufwand wird minimiert. Durch den optionalen Einsatz der leistungsfähigen Indizierungsmaschine SAP® TREX ist zusätzlich eine Volltextsuche á la Google möglich.

Geschäftsprozesse sowie die Einhaltung von Terminen und Fristen werden mittels Workflows, ad hoc Umläufen und Wiedervorlagen inkl. E-Mails-Benachrichtigung aus der Akte heraus unterstützt.

Einhaltung von Revisionssicherheit und Compliance-Richtlinien wird durch automatische Protokollierung von Änderungsaktivitäten bzgl. einer Akte und ihrem Inhalt sowie Ablage der Dokumente in einem externen Archivsystem gewährt.

SAP® Folders Management ist ein Bestandteil des SAP® Basissystems und ermöglicht damit eine direkte funktionale und
berechtigungstechnische Integration in die führende SAP® Anwendung.

So ist z. B. im Rahmen einer digitalen Personalakte der direkte Absprung aus dem Personalstamm (PA20/30) in die dazugehörige Akte möglich. Des Weiteren erhält grundsätzlich nur der Anwender einen Aktenzugriff, der auch über Zugriffsrechte auf den entsprechenden Personalstamm verfügt. Ferner wird im Hintergrund eine Akte automatisch angelegt, attribuiert und mit Informationsobjekten befüllt, wenn im SAP® HCM eine neue Person angelegt wird.