Wissensmanagement mittels Prozessmanagement: Wissensbewahrung

Im Rahmen der CTI-Blogserie „Wissensmanagement mittels Prozessmanagement“ führen wir das Bausteinmodell nach Probst ein und berichten von unseren Erfahrungen mit den einzelnen Bausteinen Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensverteilung (Wissenstransfer), Wissensnutzung und Wissensbewahrung anhand von praktischen Anwendungsfällen aus unserer Beratungspraxis. Dieser Beitrag zum Wissensbewahrung ist der siebte Artikel in dieser Serie.

Was verstehen wir unter Wissensbewahrung und wie kann sie gelingen? 

Unter dem Baustein der Wissensbewahrung ist die Selektion von relevantem und irrelevantem Wissen, eine angemessene Speicherung von diesem und die regelmäßige Aktualisierung zu verstehen.  
Das Wissen kann dabei  

  • natürlich (im Menschen als Wissensträger),  
  • technisch unterstützt (in Datenbanken etc.) oder  
  • kulturell (organisatorische Routinen, Schwarmintelligenz etc.) gespeichert werden.  

 

Für Unternehmen ist besonders die künstliche und die organisatorische Speicherung von Wissen interessant, um die Unabhängigkeit des Unternehmens von einzelnen Wissensträgern gewährleisten zu können. Dadurch kann dem Entstehen von Wissenslücken, durch den Weggang von Mitarbeitenden, entgegengewirkt werden. So muss Wissen nicht immer wieder mit hohem (monetären) Aufwand neu erworben oder entwickelt werden. Auch das On- und Offboarding von Mitarbeitenden kann dadurch standardisiert und beschleunigt werden.  

Use Case 

Worin genau die Gefahr des Abfließens von Wissen in einem Unternehmen besteht und wie sich diese äußern kann, soll in dem folgenden kurzen Use Case beispielhaft verdeutlicht werden. 

Ein mittelständiges Unternehmen ist besonders abhängig von wenigen langjährigen Mitarbeitenden. Diese fungieren in ihren Abteilungen jeweils als inoffizielle Ansprechpartner bei Fragen und sind die Einzigen, die eine spezielle Kenntnis bzw. Fähigkeit (bspw. veraltete Programmiersprachen wie Cobol) im Unternehmen besitzen. Ihr Wissen ist allerdings nirgendwo dokumentiert und es wird nur bei Bedarf oder auf Nachfrage freigegeben. Diese Mitarbeitenden werden in den nächsten fünf Jahren in den Ruhestand gehen und die Suche nach Arbeitnehmenden mit den geforderten Fähigkeiten und Erfahrungsschatz gestaltet sich schwer und kostenintensiv. Der Betrieb würde allerdings massiv gestört, wenn bis zu dem Renteneintritt der Mitarbeitenden kein Ersatz gefunden und eingearbeitet ist, da geschäftskritisches Wissen verloren geht und erst neu erworben oder entwickelt werden müsste, was wiederum zeit- und kostenintensiv ist. Dementsprechend muss das in den Köpfen der Mitarbeitenden vorhandene Wissen formalisiert und strukturiert aufbereitet werden, damit es anderen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden kann. 

Umsetzung durch BPM 

Die Wissensbewahrung soll dafür sorgen, dass dem Unternehmen geschäftskritisches Wissen erhalten bleibt. Dafür muss es, nach seiner Identifikation als solches, aus den Köpfen einzelner Wissensträger extrahiert, dokumentiert und formalisiert werden. Geschäftsprozessmanagement kann diesen Prozess unterstützen, indem das relevante Wissen bei der Prozessaufnahme evaluiert und gesammelt wird. Zudem können zu den Prozessen Experten und Verantwortlichkeiten sowie Beschreibungen und informative Dokumente, in Form von beispielsweise FAQs und Cheat Sheets, hinterlegt werden. Dadurch werden die Geschäftsprozesse mit den für einen reibungslosen Arbeitsablauf benötigten Meta-Informationen angereichert und können unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Dies kann unter anderem dem Auflösen von Wissensinseln – Wissen, welches nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeitenden vorhanden ist und von diesen nicht geteilt wird – dienlich sein. Des Weiteren wird schon durch die Aufnahme der (IST-)Prozesse das Prozessverständnis der beteiligten Personen externalisiert und das Prozesswissen bewahrt. BPM kann durch seine Orientierung an den Geschäftsprozessen auch einen Rahmen für eine sinnvolle Strukturierung des Wissens geben. Dabei sollte die Prozessdokumentation ein lebendes Dokument sein, welches kontinuierlich gepflegt werden muss, um zu garantieren, dass Wissen nicht nur einmalig bewahrt wird, sondern unabhängig von Mitarbeitenden weitergegeben werden kann. So kann BPM auch der Gefahr von überfüllten Wikis oder Datenbanken, die auf Grund ihres Umfangs an Praxistauglichkeit einbüßen, entgegenwirken. 

Unser Angebot

CTI CONSULTING unterstützt Sie bei Identifikation, Entwicklung, Erwerb, Verteilung, Nutzung und Bewahrung Ihres unternehmensspezifischen Wissens. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Skills erreichen wir die für Sie ideale Balance aus Zeitplan, Budget und einer nachhaltigen Zielarchitektur.

Darüber hinaus bietet Ihnen CTI CONSULTING umfassendes Wissen im Bereich Prozessmanagement und kann Sie in den verschiedenen Stadien beim Aufbau eines Prozessmanagements unterstützen. CTI CONSULTING begleitet sie von der Prozessaufnahme, über die Modellierung und die Bewertung Ihrer Unternehmensprozesse, bis hin zur Implementierung. Die Etablierung eines Prozessmanagements möchten wir stets mit der Verknüpfung durch verschiedene Knowledge Management Maßnahmen unterstützen und so dafür sorgen, dass Ihr Wissen personenunabhängig im Unternehmen zur Verfügung steht.

 

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Moritz Koch
Moritz Koch

Führungskräfte bei der CTI sind Manager und erfahrene Projektleiter, die das Management Preparation Program durchlaufen haben. Ein solcher fachlich versierter und beratungs- und führungsseitig erfahrener Kollege steht Ihnen dann dauerhaft als Ihr Coach zur Verfügung.

Ihr disziplinarer Vorgesetzter heißt bei uns „Coach“ und dies aus besonderem Grund. Ihr Coach fühlt sich für Ihre persönliche Entwicklung auf Ihrem gesamten Karriereweg bei der CTI verantwortlich und steht Ihnen auch für persönliche Fragestellungen zur Verfügung.

Ihr Coach trifft sich mit Ihnen zu zwei offiziellen Mitarbeitergesprächen pro Jahr, die Ihr Feedback aufgreifen und Ihnen wiederum  Feedback zu Ihren Leistungen geben. Zudem wird Ihre Entwicklung in den nächsten drei Jahren explizit geplant und persönliche Ziele vereinbart. Neben diesen festen Terminen steht Ihnen Ihr Coach jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung, so dass Sie sich üblicherweise sehr viel häufiger treffen werden.

Ihr Coach ist zudem für die Koordination Ihres Projekteinsatzes und Ihrer Weiterbildung verantwortlich und steht aus diesem Grunde in enger Abstimmung mit den Kollegen des Staffings sowie den Beratern, die Sie auf Seiten des „Fachcoachings“ betreuen.

 

Grundsätzlich gilt bei CTI das Prinzip der offenen Tür und so hat auch der Vorstand stets ein offenes Ohr für Ihre Ideen oder auch Probleme.

Ja, als erfolgreichen Berater beteiligen wir Sie am finanziellen Erfolg unseres Unternehmens. Dabei spiegeln sich Ihre erbrachten Leistungen, Engagement sowie Ihre Führungsqualitäten in Ihrer Gehalts- und Karrieresituation wider.
Auf Ebene der jüngeren Consultants sind dies primär Beteiligungen die Erreichung persönlicher Ziele, ab der Ebene der Projektleiter und des Managements werden wir gemeinsam primär Beratungs- und Unternehmensziele, respektive deren Erreichung betrachten und vergüten.

 

Ab dem Beraterlevel Projektleiter erhalten Sie auf Wunsch einen entsprechenden Dienstwagen mit der Möglichkeit diesen auch privat nutzen zu können.

Am ersten Tag empfängt Sie Ihre zuständige Führungskraft, der Mensch der Sie in den nächsten Jahren bei CTI als Ihr Coach begleiten wird. Zudem helfen Ihnen unser Office Management und die IT-Administration direkt am ersten Tag die typischen Untiefen der neuen Prozesse und IT-Landschaft zu umschiffen.

Am Ende des Tages kennen Sie die relevante Infrastruktur, sind mit Ihren Arbeitsmitteln wie Notebook und Smartphone ausgestattet und sind bereits in die wichtigsten Informationsquellen der CTI eingewiesen, so dass Sie sich in den nächsten Tagen eigenständig sehr schnell tiefergehend informieren können.

Und vor allem kennen Sie bereits einige der neuen Kollegen, denn dem gemeinsamen Mittagsessen können Sie nicht entgehen.

Das erste Projekt steht dann, ganz nach Ihren Vorkenntnissen, sehr schnell vor der Tür, nicht jedoch ohne dass Sie ausgiebig durch den jeweiligen Projektleiter gebrieft worden sind.

 

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Darüber hinaus klären wir alle noch offenen Fragen und möchten insbesondere Ihre Motivatoren und Ziele kennenlernen. Nur wer in die gleiche Richtung blickt, kommt auch gemeinsam ans Ziel.

Außerdem beleuchten wir alle relevanten Fragen im Bezug auf Ihren Anstellung, d.h. Vergütung, Arbeitszeit, Themenbereich etc.

Nach Eingang Ihrer Bewerbung senden wir Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung zu.
Ihre Unterlagen werden dann durch die Personalleitung gesichtet und an den für Sie relevanten Bereichsverantwortlichen weitergeleitet, der über eine Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch entscheidet.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.
Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen.

Zunächst einmal sehr freundliche und professionelle Menschen, mit zugegebenermaßen recht hohen Ansprüchen.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den für Sie relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.

Hier können Sie sich und Ihre Leistungen nach Belieben vorstellen, Wert auf die richtigen Schwerpunkte legen und mit Ihren Worten Ihren bisherigen Karriereweg beschreiben. Da die Präsentation auch immer eine wichtige Kommunikationsform beim Kunden darstellt, können Sie Ihre diesbezüglichen Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen.

Neben Ihren fachlichen Fähigkeiten möchten wir Sie aber vor allem auch als Mensch kennenlernen.

Im Rahmen dieses Gespräches beantworten wir gern all Ihre Fragen zur Position und zum Arbeitsumfeld.

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Auch wenn feste Regeln an dieser Stelle eher unangebracht sind, so möchten wir Ihnen doch einige Hinweise für eine erfolgreiche Bewerbung nicht vorenthalten:
Ihr Anschreiben ist Ihre Visitenkarte. Sie haben darin die Möglichkeit, uns von Ihrer Motivation und Ihren beruflichen Wünschen zu berichten. Und wir gewinnen einen ersten Eindruck von Ihrer Person. Am besten sollte das Anschreiben eine Seite im Umfang nicht überschreiten. Ein gutes Anschreiben sollte immer unsere Zusammenarbeit aus der Sicht aller Beteiligten beleuchten, d.h. was Sie suchen, was Sie bieten und die Gründe, warum Sie sich CTI als potenziellen Arbeitgeber vorstellen können.

Ihr Lebenslauf sollte Ihre Fähigkeit zur Strukturierung und zur Fokussierung auf die wesentlichen Elemente aufzeigen. Neben den festen Größen Ihrer Ausbildung und Ihres beruflichen Werdegangs möchten wir an dieser Stelle auch eine Vorstellung von Ihrer Persönlichkeit und von Ihren persönlichen Beweggründen gewinnen.

Zusätzlich können Sie uns relevante Zeugnisse und Zertifizierungen zukommen lassen.

Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an personal(at)cti-consulting.de oder über das Bewerbungsformular auf unserer Jobs-Page zukommen. Bei eventuellen Rückfragen stehen wir Ihnen auch telefonisch unter +49 561 94272-0 zur Verfügung.