Im Rahmen der CTI-Blogserie „Wissensmanagement mittels Prozessmanagement“ führen wir das Bausteinmodell nach Probst ein und berichten von unseren Erfahrungen mit den einzelnen Bausteinen Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensverteilung (Wissenstransfer), Wissensnutzung und Wissensbewahrung anhand von praktischen Anwendungsfällen aus unserer Beratungspraxis. Dieser Beitrag zum Wissensbewahrung ist der siebte Artikel in dieser Serie.
Was verstehen wir unter Wissensbewahrung und wie kann sie gelingen?
Unter dem Baustein der Wissensbewahrung ist die Selektion von relevantem und irrelevantem Wissen, eine angemessene Speicherung von diesem und die regelmäßige Aktualisierung zu verstehen.
Das Wissen kann dabei
- natürlich (im Menschen als Wissensträger),
- technisch unterstützt (in Datenbanken etc.) oder
- kulturell (organisatorische Routinen, Schwarmintelligenz etc.) gespeichert werden.
Für Unternehmen ist besonders die künstliche und die organisatorische Speicherung von Wissen interessant, um die Unabhängigkeit des Unternehmens von einzelnen Wissensträgern gewährleisten zu können. Dadurch kann dem Entstehen von Wissenslücken, durch den Weggang von Mitarbeitenden, entgegengewirkt werden. So muss Wissen nicht immer wieder mit hohem (monetären) Aufwand neu erworben oder entwickelt werden. Auch das On- und Offboarding von Mitarbeitenden kann dadurch standardisiert und beschleunigt werden.
Use Case
Worin genau die Gefahr des Abfließens von Wissen in einem Unternehmen besteht und wie sich diese äußern kann, soll in dem folgenden kurzen Use Case beispielhaft verdeutlicht werden.
Ein mittelständiges Unternehmen ist besonders abhängig von wenigen langjährigen Mitarbeitenden. Diese fungieren in ihren Abteilungen jeweils als inoffizielle Ansprechpartner bei Fragen und sind die Einzigen, die eine spezielle Kenntnis bzw. Fähigkeit (bspw. veraltete Programmiersprachen wie Cobol) im Unternehmen besitzen. Ihr Wissen ist allerdings nirgendwo dokumentiert und es wird nur bei Bedarf oder auf Nachfrage freigegeben. Diese Mitarbeitenden werden in den nächsten fünf Jahren in den Ruhestand gehen und die Suche nach Arbeitnehmenden mit den geforderten Fähigkeiten und Erfahrungsschatz gestaltet sich schwer und kostenintensiv. Der Betrieb würde allerdings massiv gestört, wenn bis zu dem Renteneintritt der Mitarbeitenden kein Ersatz gefunden und eingearbeitet ist, da geschäftskritisches Wissen verloren geht und erst neu erworben oder entwickelt werden müsste, was wiederum zeit- und kostenintensiv ist. Dementsprechend muss das in den Köpfen der Mitarbeitenden vorhandene Wissen formalisiert und strukturiert aufbereitet werden, damit es anderen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden kann.
Umsetzung durch BPM
Die Wissensbewahrung soll dafür sorgen, dass dem Unternehmen geschäftskritisches Wissen erhalten bleibt. Dafür muss es, nach seiner Identifikation als solches, aus den Köpfen einzelner Wissensträger extrahiert, dokumentiert und formalisiert werden. Geschäftsprozessmanagement kann diesen Prozess unterstützen, indem das relevante Wissen bei der Prozessaufnahme evaluiert und gesammelt wird. Zudem können zu den Prozessen Experten und Verantwortlichkeiten sowie Beschreibungen und informative Dokumente, in Form von beispielsweise FAQs und Cheat Sheets, hinterlegt werden. Dadurch werden die Geschäftsprozesse mit den für einen reibungslosen Arbeitsablauf benötigten Meta-Informationen angereichert und können unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Dies kann unter anderem dem Auflösen von Wissensinseln – Wissen, welches nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeitenden vorhanden ist und von diesen nicht geteilt wird – dienlich sein. Des Weiteren wird schon durch die Aufnahme der (IST-)Prozesse das Prozessverständnis der beteiligten Personen externalisiert und das Prozesswissen bewahrt. BPM kann durch seine Orientierung an den Geschäftsprozessen auch einen Rahmen für eine sinnvolle Strukturierung des Wissens geben. Dabei sollte die Prozessdokumentation ein lebendes Dokument sein, welches kontinuierlich gepflegt werden muss, um zu garantieren, dass Wissen nicht nur einmalig bewahrt wird, sondern unabhängig von Mitarbeitenden weitergegeben werden kann. So kann BPM auch der Gefahr von überfüllten Wikis oder Datenbanken, die auf Grund ihres Umfangs an Praxistauglichkeit einbüßen, entgegenwirken.
Unser Angebot
CTI CONSULTING unterstützt Sie bei Identifikation, Entwicklung, Erwerb, Verteilung, Nutzung und Bewahrung Ihres unternehmensspezifischen Wissens. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Skills erreichen wir die für Sie ideale Balance aus Zeitplan, Budget und einer nachhaltigen Zielarchitektur.
Darüber hinaus bietet Ihnen CTI CONSULTING umfassendes Wissen im Bereich Prozessmanagement und kann Sie in den verschiedenen Stadien beim Aufbau eines Prozessmanagements unterstützen. CTI CONSULTING begleitet sie von der Prozessaufnahme, über die Modellierung und die Bewertung Ihrer Unternehmensprozesse, bis hin zur Implementierung. Die Etablierung eines Prozessmanagements möchten wir stets mit der Verknüpfung durch verschiedene Knowledge Management Maßnahmen unterstützen und so dafür sorgen, dass Ihr Wissen personenunabhängig im Unternehmen zur Verfügung steht.
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