Case Study RPA: Reduktion der Bearbeitungszeit für monatlichen Kreditkartenabrechnungsprozess um 70%

Hintergrund

Jedes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern auf Geschäftsreisen oder vielen Außendienstmitarbeitern kennt das Problem: Zum Ende jeden Monats kommt pünktlich die Abrechnung des jeweiligen Kreditkartenanbieters. Die entsprechenden Belege (Tankrechnungen, Bahntickets etc.) trudeln aber erst nach und nach ein. Der anschließende Abgleich der Abrechnung mit den Belegen und die Buchung im eingesetzten ERP-System bindet enorme zeitliche Ressourcen und somit auch personelle Kosten im Backoffice und ist zudem häufig stark papierbasiert. Im Rahmen dieses Artikels zeigen wir Ihnen unsere Herangehensweise an diese Problemstellung und stellen unseren Lösungsansatz mittels Robotic Process Automation vor.  

Die Ausgangssituation

Vor der Implementierung unseres Bots erfolgte der Großteil der Kreditkartenabrechnung handschriftlich. Die Rechnung des Kreditkartenanbieters (im Falle von CTI Consulting: Airplus) kam als Ausdruck auf dem Postweg. Auf diesem Ausdruck wurden dann von einer Mitarbeiterin unseres Backoffice alle für die Buchung relevanten Informationen vermerkt (Abb.1): 

  • Zuordnung des Kontos
  • Zuordnung des Projektkürzels
  • Aufteilung der Rechnungssummen nach verschiedenen Steuersätzen (z.B. Hotel-Frühstück und Hotel-Übernachtung)
  • Haken, ob ein entsprechender Beleg vorhanden ist
Umsatzabrechnung

Die so erstellten Informationen müssen dann im Buchhaltungssystem DATEV gebucht werden (Abb.2). Das können in reiseintensiven Monaten hunderte bis tausende Einzelbuchungen mit jeweils neun zu füllenden Pflichtfeldern sein.

Reisekosten

Dieser sehr stark manuelle Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig. Deshalb war die Bearbeitung der Kreditkartenabrechnung in der Regel einer erfahrenen Buchhalterin vorbehalten. Im Falle von Urlaub oder Krankheit war der Prozess nur schwierig delegierbar. Darüber hinaus ist der Prozess monoton, aber gleichzeitig aufgrund der erforderlichen Sorgfalt stark ermüdend.

Lösungsansatz: Teilautomation der Kreditkartenabrechnung mit RPA (UiPath)

Um die Buchhaltung von den angesprochenen monotonen, stark ermüdenden Arbeitsschritten im Rahmen der Kreditkartenabrechnung zu entlasten, wurden verschiedene Szenarien zur Teilautomation des Prozesses evaluiert. Dabei zeigte sich sehr schnell, dass eine vollständige Automation des Prozesses schwierig bis unmöglich ist, da das Wissen der Buchhaltung über laufende Kundenprojekte oder die individuellen Reisevorlieben der Mitarbeiter bei der Bearbeitung enorm hilfreich ist. Darüber hinaus sind die Formate von Belegen, z.B. Hotelrechnungen, derart unterschiedlich, dass ein Einlesen mit herkömmlichen OCR-Technologien (Bspw. die Aufteilung des Rechnungsbetrags nach verschiedenen Mehrwertsteuersätzen) nicht zielführend war.

Vielmehr galt es, der Buchhaltung mittels Bots Hilfsmittel an die Hand zu geben, die sie bei der Arbeit unterstützen:

Zum einen wurde von der papierbasierten auf eine Excelbasierte Bearbeitung umgestellt. Dafür lädt der Bot selbstständig zu einem festen Stichtag die aktuelle Kreditkartenabrechnung für alle Firmenkreditkarten im Paket im csv-Format vom Portal des Kreditkartenanbieters herunter und transformiert sie in ein Bearbeitungs-Excel. Alle in der Abrechnung vorhandenen Informationen werden übernommen und in die entsprechenden Zellen eingetragen. Teilweise werden die Werte bereits an die für die Verarbeitung oder Buchung in DATEV benötigten Formate angepasst, beispielsweise wird die Kreditkartennummer auf die letzten vier Ziffern gekürzt. Darüber hinaus werden Felder generiert, die für die Buchung notwendig sind wie z.B. der Buchungstext (Monat + Kreditkartenanbieter + Kürzel des Mitarbeiters + Art des Beleges).
Kreditkartenabrechnung_Bearbeitung

Um die Bearbeitung weiter zu beschleunigen, wurden für häufig auftretende Fälle Geschäftsregeln definiert, nach denen das Bearbeitungs-Excel vom Bot vorbefüllt wird. Dadurch kann der Bearbeitungsaufwand nochmals deutlich reduziert werden. Beispielsweise kann das Konto für Tankquittungen automatisiert vorbefüllt werden, z.B. 948808 falls in der Spalte „Leistungserbringer“ ARAL erscheint.

Geschäftsregeln_Textdatei

Diese Regeln wurden in Textdateien angelegt, sodass sie von der Buchhaltung selbst angepasst und erweitert werden können, ohne den Bot selbst anpassen zu müssen oder Entwicklungskapazitäten zu binden. Demnach steigt der Grad der automatisierten Befüllung mit zunehmendem Wissen über die Reisegewohnheiten und typischen Leistungserbringer. Dem Buchhalter kommt also eher die Rolle des Datenanalysten zu, anstatt stumpf Daten zu buchen.

 

Sobald der Buchhalter eine Zeile im Bearbeitungs-Excel abschließend bearbeitet hat und den entsprechenden Beleg zugeordnet hat, setzt er das Freigabe-Flag. Auf Basis aller freigegebener Einträge erstellt der Bot einen Batch-Import im Zielformat von DATEV und führt diesen aus. Grundsätzlich ist die Lösung unabhängig vom ERP-System, lediglich das Importformat muss angepasst werden. Denkbar wäre auch ein Import über API‘s. Sofern die Buchung erfolgreich war, schreibt der Bot einen Eintrag mit dem genauen Buchungszeitpunkt zurück ins Bearbeitungs-Excel. Das heißt die Buchhaltung kann die Kreditkartenabrechnung schrittweise bearbeiten. Das ist besonders daher enorm hilfreich, da die Praxis immer wieder zeigt, dass Mitarbeiter verspätet Belege einreichen. Darüber hinaus ist das Bearbeitungs-Excel ein gutes Reportinginstrument zum Status der monatlichen Abrechnung, zur Nachvollziehbarkeit der Buchungen und zur Belegdisziplin der Mitarbeiter.

Fazit

Durch die Teilautomatisierung der Kreditkartenabrechnung mit RPA und durch die regelbasierte Vorbefüllung buchungsrelevanter Daten konnte der Arbeitsaufwand der Buchhaltung besonders im Bezug auf monotone Übertragung von Werten drastisch reduziert werden. Die geschaffene Lösung wurde von den Mitarbeitern in der Buchhaltung proaktiv vorangetrieben und viele weitere Ideen wurden während des Entwicklungsprozesses eingebracht. Zusammengefasst konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:

  • Die Bearbeitungszeit der gesamten monatlichen Kreditkartenabrechnung wurde um ca. 70% reduziert.
  • Amortisation des Invest in unter 5 Monaten bei angenommenen 200 Buchungen pro Monat (in der Realität deutlich mehr).
  • Die Buchhaltung wurde spürbar entlastet und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern wurde verringert.
  • Die Nachvollziehbarkeit von Buchungen wurde durch Ablösung des papierbasierten Ansatzes deutlich gesteigert.
  • Die erstellte Lösung lässt sich mit überschaubarem Aufwand um andere/weitere Kreditkartenanbieter erweitern (z.B. American Express, Master Card etc.).
  • Die erstellte Lösung lässt sich mit überschaubarem Aufwand an neue Zielsysteme anpassen, z.B. SAP ERP etc.
  • Und am wichtigsten: Die Fantasie für weitere RPA-Lösungen wurde geweckt, ganz im Sinne des Sprichworts: „Der Appetit kommt beim Essen!“

 

 

Unser Serviceangebot

CTI Consulting unterstützt seine Kunden bei der Ausschöpfung Ihres vollen Automatisierungspotentials entlang ihrer Wertschöpfungsketten. Unsere Unterstützung reicht von der Prozessauswahl (Workshops) und Bewertung des RPA Nutzens (CTI RPA Fit Framework) bis hin zur Analyse der beteiligten Systeme sowie einer agilen Implementierung der RPA Softwareroboter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung in den Bereichen Enterprise Architecture Management und Geschäftsprozessmanagement, führen wir Ihr RPA Projekt zum Erfolg. Darüber hinaus unterstützen wir Kunden bei der RPA-Toolauswahl und beim Aufbau eines RPA Competence Center im Unternehmen. 

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Even though fixed rules are rather inappropriate at this point, we would like to give you some tips for a successful application:
Your cover letter is your business card. It gives you the opportunity to tell us about your motivation and career aspirations. And we gain a first impression of you as a person. Ideally, the cover letter should not exceed one page in length. A good cover letter should always shed light on our cooperation from everyone’s point of view, i.e. what you are looking for, what you have to offer and the reasons why you can imagine CTI as a potential employer.

Your resume should demonstrate your ability to structure and focus on the essential elements. In addition to the solid variables of your education and work history, we would like to get an idea of your personality and personal motivations at this point.

In addition, you can send us relevant references and certifications.

Send us your complete application documents by e-mail to personal(at)cti-consulting.de or via the application form on our jobs page. If you have any questions, we are also available by phone at +49 561 94272-0.

Upon receipt of your application, we will immediately send you a confirmation of receipt.
Your documents will then be reviewed by HR management and forwarded to the area manager relevant to you, who will decide whether to invite you for a first interview.

As a candidate for a position in consulting, we typically hold two interviews with you. First, the manager responsible for the relevant area will be waiting for you and will discuss with you general questions as well as your previous consulting work and professional background.
In order to come to a joint decision on a cooperation, a second meeting will follow. On the part of CTI you will get to know the executive board.

First of all, very friendly and professional people, with admittedly quite high standards.

As a candidate for a position in consulting, we typically have two interviews with you. First, the manager responsible for the area relevant to you will be waiting for you and, in addition to general questions, will discuss with you your previous consulting work and professional background.

Here you can present yourself and your achievements as you see fit, emphasize the right areas of focus, and use your words to describe your career path to date. Since the presentation is always an important form of communication with the customer, you can directly demonstrate your skills in this regard.

In addition to your professional skills, we would also like to get to know you as a person.

During this interview, we will be happy to answer all your questions about the position and the working environment.

In order to come to a decision about a cooperation together with you, a second interview will follow. Here you will get to know the board of directors of CTI. For this interview, you will prepare a presentation on one of our consulting topics, preferably in English. You can determine the topic individually in the first interview with your coach and also help to shape it!

In order to come to a decision about a cooperation together with you, a second meeting will follow. On the part of CTI, you will get to know the management board here. For this interview, you will prepare a substantive presentation on one of our consulting topics, preferably in English. You can determine the topic individually in the first interview with your coach and also help to shape it!

In addition, we will clarify any unanswered questions and would especially like to get to know your motivators and goals. Only those who look in the same direction will reach their goal together.

In addition, we will shed light on all relevant questions regarding your employment, i.e. compensation, working hours, subject area, etc.

Leaders at CTI are managers and experienced project leaders who have gone through the Management Preparation Program. Such a professionally experienced colleague with consulting and leadership experience is then permanently available to you as your coach.

Your disciplinary supervisor is called a “coach” at our company, and for a special reason. Your coach feels responsible for your personal development throughout your career path at CTI and is also available to answer any personal questions you may have.

Your coach will meet with you for two formal employee reviews per year, which will address your feedback and in turn provide feedback on your performance. In addition, your development over the next three years will be explicitly planned and personal goals agreed upon. In addition to these fixed appointments, your coach is always available to answer questions and provide assistance, so you will typically meet much more frequently.

Your coach is also responsible for the coordination of your project assignment and your further training and for this reason is in close coordination with your colleagues in the staffing department as well as with the consultants who support you on the “specialist coaching” side.

Basically, the principle of the open door applies at CTI and thus the management board always has an open ear for your ideas or also problems.

Yes, as a successful consultant, we will let you share in the financial success of our company. Your performance, commitment and leadership qualities are reflected in your salary and career development.
At the level of younger consultants, these are primarily participations in the achievement of personal goals; from the level of project managers and management, we will jointly consider and remunerate primarily consulting and corporate goals, respectively their achievement.

From the consultant level of project manager onwards, you will receive a company car on request with the option of using it privately.

On the first day, you will be welcomed by your responsible manager, the person who will accompany you as your coach over the next few years at CTI. In addition, our office management and IT administration will help you to navigate the typical shoals of the new processes and IT landscape directly on the first day.

By the end of the day, you will be familiar with the relevant infrastructure, equipped with your work tools such as notebook and smartphone, and already familiarized with CTI’s most important sources of information, so that you will be able to gather more in-depth information very quickly on your own over the next few days.

And above all, you already know some of your new colleagues, because you can’t miss the joint lunch.

The first project is then, according to your previous knowledge, very quickly on the doorstep, but not without you having been extensively briefed by the respective project manager.

Führungskräfte bei der CTI sind Manager und erfahrene Projektleiter, die das Management Preparation Program durchlaufen haben. Ein solcher fachlich versierter und beratungs- und führungsseitig erfahrener Kollege steht Ihnen dann dauerhaft als Ihr Coach zur Verfügung.

Ihr disziplinarer Vorgesetzter heißt bei uns „Coach“ und dies aus besonderem Grund. Ihr Coach fühlt sich für Ihre persönliche Entwicklung auf Ihrem gesamten Karriereweg bei der CTI verantwortlich und steht Ihnen auch für persönliche Fragestellungen zur Verfügung.

Ihr Coach trifft sich mit Ihnen zu zwei offiziellen Mitarbeitergesprächen pro Jahr, die Ihr Feedback aufgreifen und Ihnen wiederum  Feedback zu Ihren Leistungen geben. Zudem wird Ihre Entwicklung in den nächsten drei Jahren explizit geplant und persönliche Ziele vereinbart. Neben diesen festen Terminen steht Ihnen Ihr Coach jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung, so dass Sie sich üblicherweise sehr viel häufiger treffen werden.

Ihr Coach ist zudem für die Koordination Ihres Projekteinsatzes und Ihrer Weiterbildung verantwortlich und steht aus diesem Grunde in enger Abstimmung mit den Kollegen des Staffings sowie den Beratern, die Sie auf Seiten des „Fachcoachings“ betreuen.

 

Grundsätzlich gilt bei CTI das Prinzip der offenen Tür und so hat auch der Vorstand stets ein offenes Ohr für Ihre Ideen oder auch Probleme.

Ja, als erfolgreichen Berater beteiligen wir Sie am finanziellen Erfolg unseres Unternehmens. Dabei spiegeln sich Ihre erbrachten Leistungen, Engagement sowie Ihre Führungsqualitäten in Ihrer Gehalts- und Karrieresituation wider.
Auf Ebene der jüngeren Consultants sind dies primär Beteiligungen die Erreichung persönlicher Ziele, ab der Ebene der Projektleiter und des Managements werden wir gemeinsam primär Beratungs- und Unternehmensziele, respektive deren Erreichung betrachten und vergüten.

 

Ab dem Beraterlevel Projektleiter erhalten Sie auf Wunsch einen entsprechenden Dienstwagen mit der Möglichkeit diesen auch privat nutzen zu können.

Am ersten Tag empfängt Sie Ihre zuständige Führungskraft, der Mensch der Sie in den nächsten Jahren bei CTI als Ihr Coach begleiten wird. Zudem helfen Ihnen unser Office Management und die IT-Administration direkt am ersten Tag die typischen Untiefen der neuen Prozesse und IT-Landschaft zu umschiffen.

Am Ende des Tages kennen Sie die relevante Infrastruktur, sind mit Ihren Arbeitsmitteln wie Notebook und Smartphone ausgestattet und sind bereits in die wichtigsten Informationsquellen der CTI eingewiesen, so dass Sie sich in den nächsten Tagen eigenständig sehr schnell tiefergehend informieren können.

Und vor allem kennen Sie bereits einige der neuen Kollegen, denn dem gemeinsamen Mittagsessen können Sie nicht entgehen.

Das erste Projekt steht dann, ganz nach Ihren Vorkenntnissen, sehr schnell vor der Tür, nicht jedoch ohne dass Sie ausgiebig durch den jeweiligen Projektleiter gebrieft worden sind.

 

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Darüber hinaus klären wir alle noch offenen Fragen und möchten insbesondere Ihre Motivatoren und Ziele kennenlernen. Nur wer in die gleiche Richtung blickt, kommt auch gemeinsam ans Ziel.

Außerdem beleuchten wir alle relevanten Fragen im Bezug auf Ihren Anstellung, d.h. Vergütung, Arbeitszeit, Themenbereich etc.

Nach Eingang Ihrer Bewerbung senden wir Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung zu.
Ihre Unterlagen werden dann durch die Personalleitung gesichtet und an den für Sie relevanten Bereichsverantwortlichen weitergeleitet, der über eine Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch entscheidet.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.
Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen.

Zunächst einmal sehr freundliche und professionelle Menschen, mit zugegebenermaßen recht hohen Ansprüchen.

Als Kandidat auf eine Stelle im Bereich der Beratung führen wir typischerweise zwei Gespräche mit Ihnen. Zunächst erwartet Sie der für den für Sie relevanten Bereich verantwortliche Manager und wird mit Ihnen neben allgemeinen Fragestellungen auch Ihre bisherige Beratungstätigkeit sowie fachliche Vorbildung besprechen.

Hier können Sie sich und Ihre Leistungen nach Belieben vorstellen, Wert auf die richtigen Schwerpunkte legen und mit Ihren Worten Ihren bisherigen Karriereweg beschreiben. Da die Präsentation auch immer eine wichtige Kommunikationsform beim Kunden darstellt, können Sie Ihre diesbezüglichen Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen.

Neben Ihren fachlichen Fähigkeiten möchten wir Sie aber vor allem auch als Mensch kennenlernen.

Im Rahmen dieses Gespräches beantworten wir gern all Ihre Fragen zur Position und zum Arbeitsumfeld.

Um gemeinsam mit Ihnen zu einer Entscheidung über eine Zusammenarbeit zu kommen, folgt ein zweites Gespräch. Seitens CTI werden Sie hier den Vorstand kennenlernen. Für dieses Gespräch bereiten Sie eine inhaltliche Präsentation zu einem unserer Beratungsthemen vor, vorzugsweise auf Englisch. Das Thema können Sie ganz individuell im ersten Vorstellungsgespräch mit Ihrem Coach festlegen und auch mitgestalten!

Auch wenn feste Regeln an dieser Stelle eher unangebracht sind, so möchten wir Ihnen doch einige Hinweise für eine erfolgreiche Bewerbung nicht vorenthalten:
Ihr Anschreiben ist Ihre Visitenkarte. Sie haben darin die Möglichkeit, uns von Ihrer Motivation und Ihren beruflichen Wünschen zu berichten. Und wir gewinnen einen ersten Eindruck von Ihrer Person. Am besten sollte das Anschreiben eine Seite im Umfang nicht überschreiten. Ein gutes Anschreiben sollte immer unsere Zusammenarbeit aus der Sicht aller Beteiligten beleuchten, d.h. was Sie suchen, was Sie bieten und die Gründe, warum Sie sich CTI als potenziellen Arbeitgeber vorstellen können.

Ihr Lebenslauf sollte Ihre Fähigkeit zur Strukturierung und zur Fokussierung auf die wesentlichen Elemente aufzeigen. Neben den festen Größen Ihrer Ausbildung und Ihres beruflichen Werdegangs möchten wir an dieser Stelle auch eine Vorstellung von Ihrer Persönlichkeit und von Ihren persönlichen Beweggründen gewinnen.

Zusätzlich können Sie uns relevante Zeugnisse und Zertifizierungen zukommen lassen.

Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an personal(at)cti-consulting.de oder über das Bewerbungsformular auf unserer Jobs-Page zukommen. Bei eventuellen Rückfragen stehen wir Ihnen auch telefonisch unter +49 561 94272-0 zur Verfügung.